Brak określenia kadencji członka zarządu w umowie spółki – błąd czy świadomy wybór?

Umowa spółki z o.o. nie określa czasu trwania kadencji członka zarządu? W takim razie kadencja trwa zaledwie rok!

Gdy umowa spółki nie określa długości kadencji, nie oznacza to, że członkowie zarządu są powołani na czas nieoznaczony. Wręcz przeciwnie – zgodnie z art. 202 § 1 KSH: 

• kadencja tego członka zarządu (okres pełnienia tej funkcji) trwa 1 pełny rok obrotowy,
• mandat takiego członka zarządu wygasa natomiast z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Przykład: Spółka z o.o. powstała 15 marca 2022 roku. Umowa spółki nie zawiera żadnych zapisów dotyczących kadencji członków zarządu. Zakładając, że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, pierwszym pełnym rokiem obrotowym będzie 2023. Kadencja członka zarządu kończy się więc z 31 grudnia 2023 r. 

Mandat nie wygaśnie jednak tego samego dnia, a dopiero po odbyciu zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ten rok (w tym przypadku za rok 2023). Takie zgromadzenie odbywa się najpóźniej 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Można więc przyjąć, że mandat wygaśnie w pierwszej połowie 2024 r. 

Kadencja członka zarządu na czas nieoznaczony – kiedy to dobre rozwiązanie?

Powołanie członka zarządu na czas nieokreślony ma swoje uzasadnienie biznesowe i to z kilku powodów.

Po pierwsze, stabilność zarządzania. Członek zarządu powołanego na czas nieoznaczony nie musi się martwić o „koniec kadencji” i może skupić się na długoterminowych projektach. W czasie trwania kadencji członka powołanego na czas określony, np. rok czy dwa lata, menedżer często myśli już o przedłużeniu, co rozprasza uwagę.

Po drugie, uproszczenie procedur. Nie musisz pamiętać o terminach odnowienia mandatu członka zarządu czy przedłużeniu kadencji. Zarząd powołuje się na czas nieoznaczony i można zapomnieć o sprawie – do momentu stwierdzenia, że potrzebna jest zmiana.

Po trzecie, elastyczność w firmach rodzinnych. Jeśli członek zarządu w spółce to jednocześnie wspólnik lub osoba z rodziny, powołanie na czas nieoznaczony wydaje się naturalnym wyborem. Składu zarządu nie trzeba wówczas weryfikować co roku.

Trzy pułapki przy braku jasnego określenia kadencji członka zarządu w spółce z o.o. 

Powołanie członka zarządu na okres nieoznaczony wiąże się też z pewnymi zagrożeniami dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. 

1. Brak naturalnego momentu weryfikacji – kadencja członka zarządu trwa konkretny okres, np. 3 lata. To naturalny czas na rozmowę o wynikach i ewentualną zmianę. Przy czasie nieoznaczonym taki moment nie występuje – musisz aktywnie podjąć decyzję o odwołaniu członka zarządu.
2. Odwołanie członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest trudniejsze, gdy powołano go na czas nieoznaczony – decyzja o odwołaniu będzie postrzegana inaczej niż brak przedłużenia kadencji obowiązującej na określony czas. Może to prowadzić nawet do roszczeń pracowniczych, jeśli członek zarządu spółki z o.o. miał równolegle zawartą umowę o pracę.
3. Komplikacje przy zakończeniu kadencji innych członków zarządu – jeśli członek zarządu jest powołany na czas nieokreślony, a inne osoby na konkretną kadencję, łatwo o niejasności co do składu zarządu. 

Najczęstsze błędy przy określaniu długości kadencji członków zarządu

W naszej prawniczej praktyce regularnie spotykamy się z pewnymi błędami związanymi właśnie z ustalaniem kadencji oraz wygaśnięcia mandatów członków zarządu. Te najczęstsze to: 

Błąd 1.: Zakładanie, że brak postanowienia w umowie = kadencja na czas nieoznaczony

Jak wiesz już po przeczytaniu tego artykułu – kadencja kończy się z upływem pierwszego pełnego roku obrotowego. Nie wszyscy jednak mają tego świadomość.

W naszej kancelarii prowadziliśmy sprawę, w której właściciele spółki jawnej kilkadziesiąt lat temu postanowili przekształcić ją w spółkę z o.o. W umowie spółki nie określono kadencji zarządu, co – zgodnie z art. 202 § 1 KSH – oznacza, że mandat każdego członka wygasł po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za pierwszy pełny rok obrotowy po jego powołaniu.

Po latach współpracy doszło do konfliktu. Jeden z członków zarządu chciał odejść i wskazywał, że mandat wygasł wiele lat temu – i to zarówno jego, jako i drugiego członka zarządu. Ten z kolei utrzymywał, że przez lata pełnił swoją funkcję za zgodą wspólników, więc mandaty przedłużały się „dorozumianie”.  Wprawdzie sądy uznają, że przedłużenie kadencji może być dorozumiane – gorzej jednak, gdy w pewnym momencie takie dorozumiane przedłużenie się skończy. Tego sporu można byłoby uniknąć, gdyby w umowie jasno uregulowano kwestię kadencji. Nie wspominając już o tym, że taki stan trwał aż 20 lat. 

Błąd 2.: Mieszanie różnych okresów kadencji w spółce z o.o. bez przemyślanej strategii

Powołanie części członków zarządu na czas określony, a innych na czas nieoznaczony może być dobrą decyzją. Ale tylko pod warunkiem, że stoi za nią jasne uzasadnienie biznesowe. W przeciwnym razie narażasz swoją spółkę na chaos w zarządzaniu.

Błąd 3.: Brak pisemnych uchwał o ponownym powołaniu członka zarządu 

Nawet jeśli członek zarządu faktycznie pełni funkcję po wygaśnięciu mandatu, brak formalnej uchwały może sprawić, że jego umocowanie będzie kwestionowane – jak pokazał przypadek z naszej praktyki. 

Modyfikacja umowy pod kątem kadencji członków zarządu spółki z o.o., czyli jak można naprawić ewentualne błędy

Jeśli uznasz, że wprowadzenie do umowy spółki jednoznacznych postanowień o kadencji jest konieczne, pamiętaj o właściwej procedurze.

Zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do KRS. Możesz określić długość kadencji jednolicie dla wszystkich członków zarządu lub indywidualnie dla każdego z nich. Jeśli zdecydujesz się na to drugie rozwiązanie, pamiętaj o związanym z tym zagrożeniu wspomnianym w poprzedniej części tego artykułu. 

Powoływania członków zarządu na czas określony można też dokonywać stopniowo – przy powołaniu na kolejną kadencję następnych osób wprowadzasz już konkretny okres kadencji. 

Przepisy pozwalają też na wprowadzanie różnych kadencji dla poszczególnych członków zarządu np. kadencja członka zarządu trwa 1 rok dla członka odpowiedzialnego za finanse, a 3 lata dla prezesa. 

Do tego możliwe są rozwiązania pośrednie: mechanizm automatycznego przedłużenia kadencji, jeśli wspólnicy nie podejmą innej decyzji, lub powołanie członków zarządu na kolejne kadencje z prawem do wcześniejszego odwołania tylko z ważnych powodów.

W spółce z o.o często stosuje się też rozwiązanie, gdzie członek zarządu będący jednocześnie wspólnikiem ma kadencję nieoznaczoną, a zewnętrzny menedżer – kadencję roczną lub kilkuletnią podlegającą ocenie.

Jak widzisz, ta kwestia jest bardziej złożona i skomplikowana, niż mogłoby się wydawać. Jeśli chcesz sprawdzić, czy kadencja i mandaty członków zarządu w Twojej spółce są prawidłowo określone w umowie lub potrzebujesz pomocy przy zmianie umowy spółki – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci uniknąć ryzyka związanego z wadliwym określeniem kadencji i zabezpieczyć ciągłość reprezentacji spółki, a tym samym – dać jej przewagę.