Jak zmieniliśmy stratę w milionach na przewagę konkurencyjną. Firma budowlana, która przestała bać się nowych kontraktów [case study]

Samodzielne negocjowanie kontraktów wcześniej kosztowało firmę miliony

Nasz klient prowadził firmę budowlaną specjalizującą się w realizacji dużych inwestycji. Był podwykonawcą m.in. przy budowie biurowców, hoteli i obiektów infrastruktury publicznej.

Każda tego rodzaju współpraca mogła więc oznaczać dla jego biznesu ogromne zyski. W razie problemów pociągała jednak za sobą wysokie straty finansowe. W branży budowlanej bardzo często dochodzi do sporów. Prawidłowo skonstruowana umowa pozwala natomiast wyeliminować ryzyko wystąpienia niektórych z nich. I co równie ważne – umożliwia zabezpieczenie swoich interesów na wypadek sytuacji, gdy takie spory wystąpią.

Kiedy klient zgłosił się do kancelarii RTA, zdążył już wielokrotnie przekonać się, jak dotkliwe mogą być konsekwencje nieumiejętnego negocjowania umów handlowych. Do tej pory przy zawieraniu umów nie korzystał ze wsparcia prawników. W efekcie w przeszłości niejednokrotnie związał się niekorzystnymi dla siebie kontraktami. Generowały one duże straty finansowe w jego biznesie m.in. ze względu na:

• Konieczność zapłaty kar umownych sięgających milionów złotych,
• Odstąpienia drugiej strony od umowy w momencie, gdy prace były już zaawansowane,
• Brak możliwości wyegzekwowania wynagrodzenia za wykonaną pracę,
• Nieopłacalność współpracy z uwagi na fakt, że ryzyko daleko przekraczało potencjalne zyski.

Szybko jednak okazało się, że to nie „brak dokładnego negocjowania kontraktów” stanowił sedno problemu.

Firma budowlana przyszła po „wsparcie prawne w negocjowaniu umów”. Ustaliliśmy, że problem leżał gdzie indziej

Klient był przekonany, że dokładnie określił problem – firma potrzebuje wsparcia prawnika w negocjowaniu kontraktów dotyczących procesu projektowo-budowlanego. Z pomocą Kancelarii RTA chciał więc analizować warunki kolejnych umów i dbać o negocjacje optymalnych warunków.

Ustaliliśmy jednak, że takie podejście nie spełnia założeń biznesowych – nie jest dla klienta opłacalne i to z kilku powodów:

1. Szanse na wynegocjowanie idealnej umowy były znikome z uwagi na dysproporcję siły między naszym klientem a dużymi inwestorami.
2. Koszt negocjowania był bardzo wysoki – im więcej zmian proponowaliśmy, tym większe było ryzyko, że kontrahent wybierze inną firmę.
3. Presja czasu nie sprzyjała długim negocjacjom – inwestorzy oczekiwali szybkich decyzji, więc negocjacje musiały toczyć się równolegle z rozpoczęciem prac.

Tak naprawdę firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoli minimalizować ryzyko prawne i biznesowe oraz zachować konkurencyjność. Zamiast więc dalej prowadzić negocjacje w sprawie każdego postanowienia danej umowy, poinformowaliśmy klienta o naszych wnioskach i zmieniliśmy sposób działania.

Nasz plan: chirurgiczna precyzja zamiast działania na wszystkich frontach

Zamiast negocjować każdy punkt umowy, skupiliśmy się na strategicznym podejściu. Naszym celem było ustalenie, w których obszarach ryzyko jest akceptowalne, a w których pozostaje największe. I to właśnie na tej drugiej kategorii mieliśmy skupiać się podczas kolejnych negocjacji.

Pod uwagę wzięliśmy specyfikę rynku budowlanego, doświadczenia klienta z przeszłości, gdy negocjował umowy bez naszego wsparcia oraz przebieg negocjacji, w których uczestniczyła nasza kancelaria.

Na tej podstawie ustaliliśmy 7 najważniejszych elementów umowy handlowej, na których mieliśmy skupić się podczas negocjacji kolejnych kontraktów. Był to:

1. Globalny limit odpowiedzialności – ustalenie maksymalnej kwoty, do której firma będzie ponosiła odpowiedzialność.
2. Brak kumulacji kar umownych – zabezpieczenie naszego klienta przed sytuacją, w której kontrahent na tej samej podstawie powołuje się na kilka kar umownych: na przykład ze względu na opóźnienie w realizacji projektu nalicza karę, później odstępuje od umowy, a na koniec nalicza kolejną karę umowną w związku z odstąpieniem od kontraktu.
3. Wdrożenie procedury naprawczej – ustalenie, że przed naliczeniem kar kontrahent wezwie naszego klienta do naprawienia ewentualnych wad.
4. Wprowadzenie terminu na naliczenie kary umownej – by w ten sposób uniknąć sytuacji, w której kontrahent na bieżąco nie zgłasza problemów, ale po wielu miesiącach wzywa do zapłaty dużej kwoty z tytułu wielu kar umownych.
5. Ograniczenie możliwości dokonania potrącenia kar z wynagrodzenia – dzięki temu można było uniknąć sytuacji, w której kontrahent naliczy miliony złotych kary, a nasz klient w rezultacie otrzyma niewielką kwotę za wykonane prace.
6. Ograniczenia w zakresie wykonawstwa zastępczego – ustalenie, że takie wykonawstwo można wprowadzi jedynie na rynkowych lub średnich cenach. Pozwoliło to uniknąć sytuacji, w której ewentualne wykonawstwo zastępcze będzie pociągało za sobą wysokie koszty (a tym samym wysokie straty dla naszego klienta).
7. Wprowadzenie możliwości odstąpienia jedynie od prac niewykonanych – dzięki czemu nasz klient nie musiał obawiać się, że kontrahent „wycofa się” z już wykonanych na jego rzecz robót.

Zamiast negocjowania całych kontraktów postawiliśmy na „nadpisywanie” postanowień

Po zidentyfikowaniu najważniejszych obszarów musieliśmy jeszcze wziąć pod uwagę wspomniany już czynnik czasu. Naszym celem było zadbać o to, by strony jak najszybciej doszły do porozumienia i rozpoczęły współpracę.

Było to możliwe, dzięki wdrożeniu strategii „nadpisywania” opierającej się na prostym założeniu – zamiast zmieniać poszczególne punkty w umowie kontrahenta, na końcu kontraktu umieszczaliśmy 7 postanowień dotyczących najważniejszych obszarów z adnotacją „z pierwszeństwem przed innymi postanowieniami umowy”.

W efekcie potencjalny kontrahent nie otrzymywał pokreślonej i mocno zmienionej umowy, którą musiałby następnie dokładnie analizować. Od razu widział, które elementy uległy zmianie względem pierwotnego kontraktu. Dzięki temu mógł szybciej przystąpić do negocjacji i szybciej wypracować wspólne porozumienie z naszym klientem.

Tym samym czas negocjowania postanowień umów skrócił się o ok. 80%. Nasz klient stwarzał też w ten sposób punkt wyjścia dla uczciwej, udanej współpracy, w której wszystkie obszary do dokonania ewentualnych zmian były zgłaszane w czytelny sposób.

Tak opracowana strategia negocjacyjna przekłada się na konkretne efekty

Po wdrożeniu działań zaproponowanych przez naszą kancelarię przedsiębiorca może szybko decydować o udziale w przetargach. Wie, że ma przygotowaną dopracowaną strategię negocjacyjną. To daje mu przewagę nad konkurentami, którzy wahają się lub przedłużają negocjacje, skupiając się na brzmieniu umowy punkt po punkcie.

Jednocześnie procent akceptacji warunków tak negocjowanych umów pozostał na podobnym poziomie co pierwotnie. To świetny wynik, tym bardziej biorąc pod uwagę fakt, że obecnie firma budowlana ma zapewnioną kontrolę nad ryzykiem. Już nie popełnia kosztownych błędów mających duży wpływ na przebieg współpracy i jej opłacalność. Może angażować się w negocjacje nawet niepewnych projektów, ponieważ koszt procesu jest przewidywalny. Dzięki temu biznes staje się bardziej rentowny.

Dlaczego ten model rozwiązania sprawdził się tak dobrze? Powodów jest kilka:

• Spojrzeliśmy na sprawę pod kątem biznesowym – wyszliśmy od pytania „co najbardziej zagraża Twojemu biznesowi?” i na tej podstawie opracowaliśmy strategię prawną.
• Byliśmy proaktywni – moglibyśmy cały czas robić dokładnie to, z czym przyszedł do nas klient: negocjować całe kontrakty. Widzieliśmy jednak, że nie to jest sednem problemu. Gdy tylko to ustaliliśmy, zareagowaliśmy i przedstawiliśmy klientowi optymalną alternatywę.
• Skupiliśmy się na efektywności – wzięliśmy pod uwagę specyfikę branży budowlanej, a przede wszystkim fakt, że szybkość działania jest w tym przypadku kluczowa. Tym samym opracowaliśmy rozwiązanie, które zapewnia maksymalne bezpieczeństwo przy minimalnym czasie negocjacji.
• Zapewniliśmy klientowi użyteczne narzędzie – teraz firma może korzystać z raz opracowanej strategii przy każdym nowym kontrakcie, zamiast za każdym razem od nowa zastanawiać się, co w danej sprawie jest najbardziej istotne.

Problemy kontraktowe to codzienność branży budowlanej. Jeśli Twoja firma również zmaga się z niekorzystnymi umowami, karami umownymi lub trudnościami w negocjacjach. Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o rozwiązaniach dostosowanych do Twojej sytuacji biznesowej. Takich, które mogą naprawdę dać Ci przewagę – w praktyce, a nie tylko w teorii.