Jak negocjować i stworzyć umowę handlową, która będzie zabezpieczać Twoje prawa?

Jakie elementy powinna zawierać umowa handlowa? 

Znane powiedzenie mówi, że umowy pisze się na czas wojny. To jednak nie do końca prawda – umowy pisze się również po to, by określić jasne zasady współpracy. I by dzięki temu współpraca przebiegała płynniej i bez zbędnych problemów. Właśnie w taki sposób musisz spojrzeć na kontrakt zawierany z innym przedsiębiorcą.

Pomińmy podstawowe i dość oczywiste kwestie. Wiadomo, że należy jasno określić strony umowy. A także, że każda umowa powinna zawierać postanowienia końcowe i podpisy. Skupmy się na tym, co w kontekście tego artykułu jest najważniejsze –  na strategicznym podejściu do ustalanych warunków umowy. A to oznacza, że przed sporządzeniem projektu kontraktu albo przed negocjowaniem jego warunków musisz odpowiedzieć sobie na pytania: 

• Jak dokładnie ma przebiegać taka współpraca? oraz
• Co potencjalnie może pójść nie tak? 

W tym kontekście kluczowe postanowienia w umowie handlowej będą dotyczyć takich elementów jak:

1. Dokładne określenie przedmiotu umowy i standardu wykonania
2. Ustalenie warunków realizacji zobowiązań
3. Limitacja odpowiedzialności
4. Kary umowne i inne zabezpieczenia umowy handlowej
5. Zapewnienie możliwości łatwego wyjścia z kontraktu
6. Określenie warunków ewentualnego wykonawstwa zastępczego
7. Ustalenie warunków wprowadzania zmian w umowach

Przyjrzyjmy się więc im wszystkim.

1. Dokładne określenie przedmiotu umowy i standardu wykonania

Na początku musisz zadbać o fundament swojej umowy handlowej, czyli szczegółowo określić, czego dokładnie będzie dotyczyć. Tylko pozornie może się wydawać, że sprawa jest oczywista. A jak to wygląda w praktyce? Przyjrzyjmy się temu na przykładzie. 

Załóżmy, że Twoja linia produkcyjna potrzebuje dodatkowego robota, który wykona określone zadanie – na przykład będzie układał produkty na paletach. Może się wydawać, że w takim razie przedmiot umowy jest doskonale znany. I to zarówno Tobie, jak i firmie zajmującej się automatyką i robotyką. 

Ale jeśli chcesz naprawdę sporządzić bezpieczną umowę handlową, należy zawrzeć w niej postanowienia dotyczące tego, co dokładnie ma zostać wykonane i dostarczone. Będą to więc np.:

• Parametry techniczne i jakościowe, które trzeba spełnić – wymiary, materiały, wydajność i standardy wykonania usług (np. metodologia i kwalifikacje wykonawców);
• Zgodność z normami branżowymi, certyfikatami czy standardami ISO
• Określenie procedur kontroli jakości, w tym częstotliwości testów i pomiarów.

Na takim szczegółowym określeniu, czego wasza umowa dotyczy, skorzystasz i Ty, i druga strona. Twój kontrahent będzie dokładnie wiedział, czego od niego oczekujesz na podstawie danej umowy. Ty z kolei unikniesz sytuacji, w których dostarczona maszyna teoretycznie będzie zgodna z zamówieniem, ale okaże się niekompatybilna z Twoją linią produkcyjną albo nie spełni potrzebnych wymogów. 

W ramach takiej umowy warto też określić m.in.:

• które elementy są podstawową częścią świadczenia,
• czy istnieje możliwość zmiany jego zakresu i na jakich warunkach,
•  jasne rozgraniczenie obowiązków w punktach styku, by żadna ze stron nie miała wątpliwości w tym zakresie – jeśli umowa wymaga współpracy.

2. Ustalenie warunków realizacji zobowiązań

Kolejnym ważnym elementem będzie ustalenie, jak dokładnie ma przebiegać współpraca między wami. W umowie możecie stworzyć nawet harmonogram wskazujący poszczególne etapy realizacji dostaw czy wykonania usług. Mogą się w niej też znaleźć opisy procedur zdawczo-odbiorczych i kryteria akceptacji poszczególnych etapów prac. To znów pozwoli uniknąć wielu nieporozumień, lepiej zaplanować realizację całego projektu i łatwiej weryfikować, czy przebiega ona terminowo. 

Zresztą istotnym elementem umowy handlowej będzie nie tylko określenie, w jaki sposób  powinna być wykonana, ale też jakie działania lub zaniechania będą oznaczać naruszenie jej warunków. Możesz przy tym dokonać rozróżnienia na:

• naruszenia znacznej wagi (np. naruszenie zasad poufności), które będą Ci dawać prawo natychmiastowego odstąpienia umowy oraz
• te mniej istotne, przy których najpierw konieczne będzie np. wezwanie do usunięcia błędów, a dopiero w dalszej kolejności pojawi się możliwość odstąpienia od umowy.

3. Limitacja odpowiedzialności dotyczącej zawartej umowy

Kolejna kwestia to wyznaczenie racjonalnych miar ryzyka. Punktem wyjścia będzie precyzyjne określenie zakresu i granic odpowiedzialności każdej ze stron. Najlepiej szczegółowo zaznaczyć, za jaki rodzaj szkód odpowiadacie i co wyłączone jest z tej odpowiedzialności – na przykład odpowiedzialność za szkody pośrednie.

Ważne jest też wskazanie sytuacji, za które druga strona nie ponosi odpowiedzialności. Zwróć uwagę szczególnie na zapis dotyczący siły wyższej. To pojęcie bywa różnie interpretowane i często w tym zakresie pojawiają się spory pomiędzy stronami. Im dokładniej zdefiniujesz, kiedy macie do czynienia z siłą wyższą, a jakie zdarzenia nie mieszczą się w jej zakresie, tym mniejsze będzie ryzyko nieporozumień.

Elementem zabezpieczenia Twoich interesów w umowie z przedsiębiorcą będzie też określenie maksymalnej wysokości ewentualnych odszkodowań związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy. Bez takich zapisów narażasz się na dużą odpowiedzialność i ogromne straty finansowe.

4. Kary umowne i inne zabezpieczenia umowy w obrocie gospodarczym

A skoro już jesteśmy przy zarządzaniu ryzykiem w kontraktach handlowych, od razu musimy wspomnieć o karach umownych. To najpowszechniejszy sposób zabezpieczenia na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego – np. nieterminowego wykonania zamówionej maszyny czy naruszenia zasad konkurencji. (W przypadku zobowiązań pieniężnych możesz tylko naliczać odsetki za zwłokę). 

Wprowadzenie takiego zapisu do umowy pomoże Ci znacznie łatwiej i szybciej uzyskać pieniądze od drugiej strony niż w przypadku tradycyjnych roszczeń o odszkodowanie. Ale żeby tak się stało, musisz określić wysokość kary umownej w umowie handlowej i przypadki jej naliczania.

Bez tego nie będzie wiadomo, jakie konkretnie działania dają drugiej stronie prawo do żądania zapłaty. A tam gdzie są niejasność, tam też narażasz się na dodatkowe, często niepotrzebne spory. Możesz też pomyśleć o wprowadzeniu mechanizmu stopniowania wysokości kary w zależności od konkretnych zaniedbań. Dozwolone jest też zastrzeżenie łącznego limitu kar umownych w umowie handlowej.

Według podstawowej zasady nawet jeśli szkody przewyższają wysokość kary umownej, nie możesz dochodzić brakującej kwoty w ramach odszkodowania. W przeciwnym razie umowa handlowa powinna zawierać postanowienie, które Ci to umożliwi. Musisz więc przemyśleć, kiedy i czy takie rozwiązanie Ci się opłaca, a potem ewentualnie wprowadzić je do kontraktu. 

Do tego dochodzą też inne sposoby na to, by zabezpieczyć umowę handlową. W zależności od przedmiotu umowy i Twoich potrzeb możesz wprowadzić np. gwarancję bankową.

5. Zapewnienie stronom możliwości łatwego wyjścia z kontraktu

Musisz też zapewnić sobie możliwość skutecznego zakończenia współpracy w momencie, gdy przestanie być ona korzystna lub zgodna z pierwotnymi założeniami. Wymaga to ustalenia okresu wypowiedzenia i warunków, na jakich można odstąpić od umowy. Osobną kwestią będzie wypisanie przypadków pozwalających na natychmiastowe rozwiązanie umowy bez ponoszenia z tego powodu konsekwencji w postaci np. kar umownych.

Możesz ustalić także dodatkowe warunki związane ze wcześniejszym zakończeniem współpracy – m.in. opisać proces rozliczenia niedokończonych prac, częściowo wykonanych świadczeń i obowiązki związane z rozwiązaniem umowy, takie jak m.in. obowiązek zwrotu dokumentów.

Warto również rozważyć wprowadzenie mechanizmów łagodzących skutki rozwiązania umowy, takich jak obowiązek współpracy w okresie przejściowym czy przekazania projektu nowemu wykonawcy.

6. Określenie warunków ewentualnego wykonawstwa zastępczego

Do umowy możesz też wprowadzić postanowienia dotyczące wykonawstwa zastępczego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami z tej możliwości masz prawo skorzystać, gdy wykonawca opóźnia się z realizacją kontraktu lub jego części.

Twoja umowa handlowa może zawierać nie tylko listę sytuacji, w których skorzystanie z wykonawstwa zastępczego będzie możliwe. Masz też prawo umieścić w niej całą procedurę wykonawstwa zastępczego i określić swoje obowiązki w tym zakresie oraz obowiązki drugiej strony – np. związane z ponoszeniem dodatkowych kosztów i odpowiedzialności za wady.

7. Ustalenie warunków wprowadzania zmian w sporządzonej umowie

Nawet jeśli sądzisz, że Twoja umowa jest precyzyjna i zabezpiecza Cię przed każdym ryzykiem, musisz zapewnić sobie możliwość wprowadzenia zmian. Tym bardziej, jeśli są to umowy handlowe zawierane na długi czas albo dotyczą realizacji usługi wymagającej współdziałania wielu podmiotów.

W Twoim interesie leży wskazanie, które elementy mogą być modyfikowane i w jakim trybie, a także jakie osoby będą mieć prawo do negocjowania i akceptowania zmian. Szczególną uwagę musisz poświęcić kwestiom najczęściej pojawiającym się we współpracy między przedsiębiorcami, a jednocześnie prowadzącymi do sporów. Mowa tu m.in. o sytuacji zmian cen produktów i materiałów potrzebnych do realizacji umowy, wpływie wprowadzanych zmian na wynagrodzenie i terminy realizacji oraz sposób ustalania dodatkowych kosztów czy czasu wykonania umowy.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy prawnika przy negocjacji postanowień kontraktu handlowego? 

Jak widzisz już choćby po tym artykule, umowy handlowe mają wiele elementów, o które musisz zadbać. A dodajmy jeszcze, że liczba takich zapisów i ich rodzaj trzeba dostosować do konkretnej branży i transakcji. 

Dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że nieco inne problemy i wymagania pojawią się np. w przypadku umowy na wykonanie już wspomnianego robota do sieci produkcyjnej, a zupełnie odmienne, gdy zamierzasz kontraktować prace projektowo-budowlane. To oznacza, że czasami do wyżej wymienionej listy trzeba będzie dodać jeszcze inne ważne elementy. Na przykład zapisy dotyczące prawa własności intelektualnej lub zachowania poufności.  

Jako przedsiębiorca świetnie rozumiesz swój biznes i jego specyfikę. To jednak za mało, żeby wyłapać wszystkie nieścisłości w umowie i przewidzieć wszystkie potencjalne zagrożenia. Tym powinien zająć się dobry prawnik biznesowy. 

A co w tym przypadku kryje się pod frazą „dobry prawnik”? To osoba, która nie tylko zna przepisy, ale też zdaje sobie sprawę, że prawo musi iść w parze z biznesem. Najpierw dokładnie poznaje Twoją branżę, problemy i wyzwania. Wypytuje Cię o Twoje potrzeby i specyfikę działalności. A potem to wszystko ubiera we właściwe ramy prawne.

W ten sposób działamy w kancelarii RTA. Dbamy, by umowy zawierane między przedsiębiorcami jasno określały nie tylko podstawowe zasady współpracy, ale wszystkie elementy mające znaczenie w danym biznesie. Tak, by zabezpieczały Cię na wypadek ewentualnych problemów, ale też sprzyjały owocnej współpracy. Masz wątpliwości? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji i sprawdź, czy nasze podejście Ci odpowiada.