Brak zarządu w spółce z o.o. – jakie ma konsekwencje i czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może nie mieć zarządu?

Jakie są organy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Spółka z o.o. musi mieć przynajmniej 2 organy – zgromadzenie wspólników oraz zarząd. Z kolei rada nadzorcza i komisja rewizyjna nie są obowiązkowe. 

Organami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są więc: 

1. Zgromadzenie wspólników (obowiązkowy) – w jego ramach działają wspólnicy spółki.
2. Zarząd spółki z o.o. (obowiązkowy) – odpowiada za prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki. 
3. Rada nadzorcza (nieobowiązkowa) – kontroluje bieżącą działalność spółki.
4. Komisja rewizyjna (nieobowiązkowa) – kontroluje dokumentację finansową i sprawozdania.  

Jak wygląda powołanie zarządu w spółce z o.o.?

Skoro zarząd w spółce z o.o. jest obowiązkowy, przepisy KSH skonstruowano tak, by spółka z o.o. nie mogła powstać bez tego organu. W artykule określającym warunki powstania spółki z o.o. (art. 163 KSH) jako element obowiązkowy wymieniono właśnie powołanie zarządu.

W praktyce zwykle wygląda to w ten sposób, że to w umowie spółki z o.o. (lub akcie założycielskim) powołuje się zarząd i ustala jego skład osobowy. Członkami zarządu mogą być przy tym sami wspólnicy lub osoby spoza ich grona. Powołanie zarządu w ramach umowy jest tym bardziej praktycznym rozwiązaniem, że sama umowa również należy do obowiązkowych elementów przy zakładaniu spółki z o.o.

W czasie istnienia spółki skład zarządu może się jednak zmieniać. Wtedy nowego członka powołuje się uchwałą wspólników lub w inny sposób, jeśli przewidziano go w umowie. „Domyślnym” trybem powoływania członków zarządu jest więc uchwała, a dopiero poprzez umowę spółki można wprowadzić inne zasady powołania członka zarządu spółki z o.o. 

Jak jest rola zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Zarząd w spółce z o.o. jest tym organem, bez którego spółka nie może właściwie funkcjonować.

Ta zależność jest ściśle związana z cechami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka z o.o. ma bowiem osobowość prawną. Może więc m.in. zawierać umowy czy pozywać innych przedsiębiorców.  Aby jednak wspomniane zawieranie umów czy uczestniczenie w procesie było możliwe, ktoś musi tę spółkę realnie reprezentować. I tutaj właśnie pojawia się zarząd.

Rola wspólników a rola zarządu w spółce z o.o.

Rola wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie obejmuje działań operacyjnych. Wspólnicy nie decydują o codziennych sprawach spółki z o.o. Ich rola sprowadza się do kontroli tego w jaki sposób te bieżące działanie spółki prowadzi zarząd. To wspólnicy decydują też o powoływaniu i odwoływaniu członków zarządu (chyba że umowa wprowadza odmienne rozwiązania).

Generalnie jednak wspólnicy nie mogą zawierać w imieniu spółki umów, zaciągać zobowiązań itd. Oczywiście jest możliwa sytuacja, w której wspólnik jest też członkiem zarządu – ale wówczas działa już w zupełnie innej roli i jedno z drugim nie ma formalnie związku.

Warto wiedzieć, że czasami (zwłaszcza w większych spółkach) kompetencje wspólników (powoływanie członków zarządu, kontrola działalności zarządu) są przeniesione ze zgromadzenia wspólników na radę nadzorczą. W takiej sytuacji wspólnicy kontrolują radę nadzorczą, a rada kontroluje zarząd.

2 funkcje zarządu spółki z o.o.: prowadzenie spraw i reprezentacja

W największym uproszczeniu można więc powiedzieć, że zarząd w spółce z o.o.:

• Prowadzi sprawy spółki – podejmuje decyzje wewnętrzne odnośnie tego, w jaki sposób spółka ma funkcjonować.
• Reprezentuje ją w relacjach z innymi podmiotami:
  • w kontaktach z klientami, kontrahentami i urzędami,
  • zawiera umowy i zaciąga zobowiązania.

Uwaga – w niektórych spółkach poszczególni członkowie zarządu zajmują się określonymi aspektami jej działania (np. jeden z członków zarządu zajmuje się sprawami finansowymi). W takiej sytuacji, często sposób pracy zarządu, jej poszczególnych członków i podział zadań, jest określony w regulaminie pracy zarządu.

Żaden inny organ w spółce z o.o. nie ma takich uprawnień. Oznacza to, że wspólnicy lub wspólnik – nawet mając 100% udziałów w kapitale zakładowym spółki – nie mogą podpisać w jej imieniu żadnej umowy i zaciągnąć żadnej pożyczki. Może to zrobić jedynie prawidłowo powołany zarząd spółki.

Jest jednak podmiot, która może spółkę reprezentować i jest to prokurent. Jego rola w spółce z o.o. zostanie jednak poddana analizie w dalszej części artykułu. 

Czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może nie mieć zarządu?

O ile sąd rejestrowy nie zarejestruje nowej spółki z o.o., jeśli nie będzie ona miała wskazanego zarządu, o tyle spółka nie przestanie istnieć dlatego, że w wyniku różnych sytuacji w zarządzie nikogo nie będzie. Taki stan rzeczy ma jednak swoje konsekwencje – brak organu uprawnionego do reprezentowania spółki uniemożliwia jej prawidłowe działanie. 

Kiedy spółka z o.o. może nie mieć członków zarządu, czyli zmiany w zarządzie według Kodeksu spółek handlowych

Przepisy przewidują kilka sytuacji, w której skład członków zarządu się zmienia i jest to:

• Wygaśnięcie mandatu członka zarządu,
• Rezygnacja z pełnienia funkcji członka zarządu,
• Odwołanie przez wspólników,
• Utrata zdolności do czynności prawnych przez członka zarządu – np. gdy zostanie ubezwłasnowolniony, nie będzie mógł sprawować tej funkcji,
• Śmierć członka zarządu.

Może się więc zdarzyć, że spółka ma np. 3 członków zarządu – pana Marka, pana Jana i panią Anetę. Pani Aneta zostaje odwołana przez wspólników. Jednocześnie nikt nie jest powołany na jej miejsce. Niedługo później pan Marek i pan Jan rezygnują z pełnienia funkcji członków zarządu. Spółka dalej istnieje, ale nie ma nikogo w składzie zarządu. 

Zresztą to nie jedyny scenariusz. Bo może się też zdarzyć, że ktoś w zarządzie wprawdzie zostanie, ale zarząd ten będzie źle obsadzony. Np. jeśli zgodnie z umową spółki członków zarządu musi być co najmniej 2, a w zarządzie został tylko pan Jan. mamy do czynienia z tzw. zarządem kadłubowym. W składzie tego organu zachodzą braki, które sprawiają, że prowadzenie normalnej działalności spółki pozostaje niemożliwe. 

Czy brak organu zarządu w spółce z o.o. powoduje rozwiązanie spółki?

Jeśli spółka z o.o. nie będzie miała zarządu, dalej będzie istnieć. Nie będzie jednak miała możliwości zawierania umów, bycia reprezentowaną przed innymi podmiotami i przed sądem (chyba że ma prokurenta, o czym niżej). To, że taka spółka będzie dalej istnieć nie oznacza jednak, że pozostanie to bez konsekwencji. 

Na taką sytuację wprowadzono zresztą konkretny przepis. Sąd rejestrowy może stwierdzić, że spółka nie ma organu uprawnionego do jej reprezentowania lub w składzie tego organu zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie (wspomniany zarząd kadłubowy). Jeśli tak się stanie, sąd ma prawo wezwać do powołania członków zarządu w odpowiednim terminie. Aby dodatkowo „zmusić” do obsadzenia zarządu, sąd może nakładać na wspólników grzywny w kwocie do 10 000 złotych, jeśli nie wywiążą się ze swojego obowiązku. 

Jakie są konsekwencje braku zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Jak wskazałem już wyżej – przede wszystkim bez zarządu nie będzie organu, który ma kompetencje do reprezentowania spółki i prowadzenia jej spraw, co (jeśli nie będzie prokurenta) spowoduje paraliż i uniemożliwi funkcjonowanie spółki. Braki w składzie organu mają zresztą wiele skutków, które zdecydowanie będą dla spółki odczuwalne. 

Problemy wizerunkowe

Spółka bez zarządu nie jest w stanie normalnie funkcjonować w obrocie gospodarczym. Nie ma jak zawierać nowych umów z kontrahentami i klientami, bo też nie ma nikogo, kto mógłby reprezentować ją na zewnątrz. Zresztą brak możliwości podejmowania działań związanych z funkcjonowaniem spółki może być też niepokojącym sygnałem dla kontrahentów. 

Zawieszenie toczących się postępowań z udziałem spółki

Brak zarządu w spółce z o.o. może oznaczać problemy dla samej spółki także w przypadku toczących się sporów sądowych. W 2024 r. Naczelny Sąd Administracyjny wydał zresztą w tej sprawie ważne postanowienie (I FSK 288/20). Sąd orzekł, że brak obsadzenia zarządu sp. z o.o. skutkuje zawieszeniem toczącego się postępowania z urzędu. Obojętnie więc, czy spółka jest pozwaną, czy też to ona pozywa np. swojego kontrahenta – nie ma możliwości dochodzenia swoich praw przed sądem.

Grzywny nakładane przez sąd rejestrowy: nawet do 1 mln złotych

Drugą konsekwencją są możliwe grzywny nakładane na wspólników przez sąd rejestrowy, w celu przymuszenia ich do powołania zarządu (łącznie grzywny mogą wynieść nawet 1 milion złotych).

Dla ścisłości – sąd rejestrowy nakłada grzywnę na organ, który jest odpowiedzialny za powołanie zarządu więc jeśli będzie to rada nadzorcza – to na jej członków sąd nałoży karę, a nie na wspólników.

Powołanie kuratora sądowego dla spółki z o.o.

Jeśli uzna to za konieczne – sąd może powołać kuratora dla spółki z o.o., który będzie miał za zadanie doprowadzić do powołania zarządu lub w ostateczności zlikwidować spółkę.

Kurator nie jest jednak „zastępstwem” dla zarządu. Jego zadaniem jest przede wszystkim doprowadzenie do uzupełnienia składu zarządu lub jego powołania. Nie będzie zajmował się prowadzeniem bieżących interesów spółki. Kurator podlega zresztą nadzorowi sądu i żeby skutecznie podejmować niektóre działania (np. nabycie nieruchomości) musi uzyskać zgodę sądu.

Rozwiązanie spółki przez sąd

Najbardziej dotkliwą konsekwencją braku zarządu może być rozwiązanie spółki przez sąd rejestrowy. Zdarza się to jednak stosunkowo rzadko, chociażby dlatego, że tego rodzaju spółki są z reguły zadłużone. Przeciwko likwidacji sprzeciw składają ZUS oraz urząd skarbowy, więc nie dochodzi ona ostatecznie do skutku.

Brak właściwego składu zarządu a prokurent w spółce z o.o.

Wcześniej wspomnieliśmy, że brak zarządu spółki uniemożliwia jej prawidłowe funkcjonowanie oraz że gdy spółka nie ma zarządu, nie ma też organu, który mógłby ją reprezentować. Ale jest pewna szczególna osoba, która ma prawo reprezentacji spółki w różnych czynnościach – mowa o prokurencie. 

Jaką funkcję pełni prokurent w spółce z o.o.?

Prokurent to szczególnego rodzaju pełnomocnik. Jest on szczególny w tym sensie, że:

• Ma szeroki zakres umocowania – nawet jeśli ograniczymy go w wewnętrznych relacjach spółki, to nie wywiera to skutku na zewnątrz. Jeśli więc zabronimy prokurentowi zawierać umów, a on to jednak zrobi, jego działanie będzie ważne. Co najwyżej na dalszym etapie można dochodzić od niego z tego tytułu odszkodowania.  
• Jest wpisany do rejestru – w informacji wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego taki prokurent będzie ujawniony. Ma to zapewnić tzw. „pewność obrotu” – tj. zabezpieczyć interesy innych osób, które są w relacji ze spółką, że dana osoba rzeczywiście jest prokurentem. Jest to o tyle istotne, że prokurent ma bardzo szeroki zakres kompetencji.

Według Kodeksu cywilnego prokura to umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. 

Jest to więc bardzo szeroko zakreślona kompetencja, bo mało rzeczy będzie wykraczało (w przypadku spółki z o.o., lub innego przedsiębiorcy) poza sprawy związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Wyjątek stanowią tylko trzy kategorie czynności, które najgłębiej ingerują w przedsiębiorstwo i do których prokurent będzie potrzebował odrębnego pełnomocnictwa szczególnego – zbycie przedsiębiorstwa, oddanie go do czasowego korzystania oraz zbywanie i obciążanie nieruchomości. 

Jak wynika z akapitu wyżej – prokurent może reprezentować spółkę zarówno w sprawach sądowych, jak i pozasądowych – może więc robić w dużej mierze to co robi zarząd.

Co dzieje się z prokurentem, gdy spółka z o.o. nie ma nowego zarządu?

Powołanie prokurenta w spółce z o.o. wymaga jednomyślnej uchwały wszystkich członków zarządu. Nie oznacza to jednak, że ze względu na brak organu taka prokura automatycznie wygasa.

To znaczy – mamy zarząd spółki składający się z dwóch członków – pana Marka i pana Jana. Powołują oni pana Pawła na prokurenta spółki z o.o. Po jakimś czasie rezygnują oni z funkcji członków zarządu. Pan Paweł dalej będzie jednak prokurentem, nawet jeśli spółka nie powoła nikogo nowego do zarządu.

Czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może działać bez zarządu?

Pozbawiona zarządu spółka nie może zaciągać nowych zobowiązań i nie może funkcjonować na normalnych zasadach. Jednak o ile nie jest to stan pożądany z punktu widzenia prawa, o tyle technicznie jest możliwe, żeby spółka z o.o. działała bez zarządu, jeśli ma prokurenta.

Prokurent może reprezentować spółkę nawet jeśli nikt nie został powołany do zarządu. Działa to więc w ten sposób, że najpierw członkowie zarządu powołują prokurenta, a następnie rezygnują, prokurent jednak zostaje.

Powyższy mechanizm bywa wykorzystywany, gdy członkowie zarządu chcą uniknąć odpowiedzialności za zobowiązania spółki (szeroko pojętą legalność takiego działania pozostawmy na boku). Co prawda spółka z o.o. to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (w domyśle – ograniczona jest odpowiedzialność wspólników do wysokości wkładów, które zainwestowali oni w spółkę), to jednak członkowie zarządu mogą, w niektórych sytuacjach, odpowiadać całym majątkiem. Będzie tak, jeśli nie złożą w odpowiednim momencie wniosku o upadłość, a późniejsza egzekucja przeciwko spółce będzie nieskuteczna. Takiej odpowiedzialności nie ponoszą prokurenci.

Spółka z o.o. może więc działać bez powołanego zarządu, jeśli ma prokurenta. Prokurent w takiej sytuacji będzie mógł zawierać w imieniu spółki umowy i reprezentować ja w relacjach z innymi podmiotami.

UWAGA – orzecznictwo sądów nie jest jednolite w kwestii tego, czy można pozwać (a raczej, czy można prowadzić takie postępowanie po złożeniu pozwu) spółkę, która nie ma zarządu, ale ma prokurenta. Jedne sądy uznają, że reprezentantem będzie tutaj prokurent, ale są też orzeczenia, które uznają, że prokurent jest jedynie pełnomocnikiem, a to zarząd reprezentuje spółkę. Tym samym brak tego organu zdaniem niektórych sądów uniemożliwia kontynuowanie postępowania aż do momentu ustanowienia nowego składu zarządu. 

Podsumowanie: najważniejsze wnioski z artykułu

• spółka z o.o. może istnieć bez zarządu, ale nie zostanie bez niego zarejestrowana;
• sąd rejestrowy będzie dążył do powołania zarządu w spółce, jeśli go nie ma poprzez nakładanie grzywien na wspólników. Może też powołać kuratora dla spółki, a nawet ja zlikwidować;
• Spółka, która nie ma zarządu, może być reprezentowana przez prokurenta, który będzie w jej imieniu podpisywał umowy i reprezentował w kontaktach z innymi podmiotami;
• Sądy różnie podchodzą do tego, czy można prowadzić postępowanie sądowe przeciwko spółce bez zarządu, jeśli ma prokurenta.

Często zadawane pytania (FAQ)

Kto odpowiada za powołanie zarządu w spółce z o.o.?

Zasadniczo za powołanie zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, odpowiadają jej wspólnicy. W takim wypadku powołanie członków zarządu odbywa się na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników.

Umowa spółki może jednak przewidywać inne zasady powołania członków zarządu. Dla przykładu, do powołania członków zarządu może być uprawniona rada nadzorcza albo tylko określeni wspólnicy.

Dlaczego istnieją spółki z o.o. bez zarządu?

W niektórych przypadkach wynika to z konfliktu pomiędzy wspólnikami, którzy nie mogą dojść w tej sprawie do porozumienia.

Czasem wynika to z próby uniknięcia odpowiedzialności za długi spółki bo członkowie zarządu mogą, w niektórych sytuacjach, odpowiadać całym majątkiem za zobowiązania spółki.

Jakie konsekwencje można ponieść za niepowołanie zarządu?

Członkowie organu, który jest w spółce odpowiedzialny za powołanie członków zarządu (czyli z reguły wspólnicy spółki, działający w ramach zgromadzenia wspólników), mogą zostać ukarani grzywną przez sąd rejestrowy.

Czy można pozwać spółkę z o.o. bez zarządu?

Sąd zawiesza postępowanie z urzędu, jeżeli w składzie organów jednostki organizacyjnej będącej stroną zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie.

Sądy różnie podchodzą natomiast do sytuacji, w której spółka nie posiada zarządu, za to ma prokurenta. Niektóre uważają, że jeśli w spółce jest prokurent, który ma prawo samodzielnej reprezentacji – to można. Inne uważają, że brak organu reprezentacji, wyklucza możliwość pozwania takiej spółki.

W takim wypadku jak wyżej – konieczne będzie wnioskowanie o powołanie kuratora dla spółki, który będzie ją reprezentował w postępowaniu.

Jaką funkcję pełni zarząd w spółce z o.o.?

Zarząd jest organem wykonawczym spółki, który ma kompetencje do reprezentowania spółki we wszelkich czynnościach przed kontrahentami, sądami, klientami i organami administracji (reprezentowanie na zewnątrz). Może więc w jej imieniu zaciągać zobowiązania, zawierać umowy (składanie oraz przyjmowanie za spółkę oświadczeń woli) czy pozywać. Po drugie podejmuje decyzje gospodarcze mające znaczenie z perspektywy prowadzenia bieżącej działalności spółki, czyli kwestie dotyczące stosunków wewnętrznych.