Jak założyć podmiot leczniczy? O co musisz zadbać, zanim zaczniesz prowadzić NZOZ? 

Krok 1. Wybierz formę prowadzenia działalności podmiotu medycznego

Zakładanie podmiotu leczniczego musisz zacząć od wyboru formy prawnej. Do dyspozycji masz takie możliwości jak:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza,
• Spółka jawna,
• Spółka partnerska,
• Spółka komandytowa,
• Spółka komandytowo-akcyjna,
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
• Spółka akcyjna.

Ta decyzja ma znaczenie długofalowe. Będzie wpływać na zakres Twojej odpowiedzialności, sposób opodatkowania, możliwości pozyskania wspólników lub inwestorów, a także na to, co będzie działo się z NZOZ w razie Twojej długotrwałej nieobecności, choroby czy śmierci.

Każda z tych form różni się przy tym nie tylko zakresem formalności na starcie, ale także sposobem reprezentacji, obowiązkami wobec ZUS, możliwością zatrudnienia się właściciela w innych podmiotach leczniczych czy perspektywami sukcesji.

Gdybyśmy mieli opisać wszystkie najważniejsze różnice między poszczególnymi formami, wyszedłby z tego pokaźny ebook. Już sam artykuł o różnicach między 3 formami prowadzenia działalności – spółką jawną, spółką komandytową i spółką z o.o. – liczy ponad 30 tysięcy znaków. W tym miejscu ograniczymy się więc do zaznaczenia, że jest to kwestia, którą musisz dobrze przemyśleć, bo naprawdę wiele od niej zależy. 

Większość osób otwierając podmiot leczniczy, wybiera formę spółki z o.o. I choć w wielu przypadkach jest to najbardziej opłacalna decyzja, nie przesądza też, że będzie najlepszym wyborem także w Twoim przypadku. Dlatego jeśli masz w tym zakresie wątpliwości, najlepiej skonsultuj się z prawnikiem. Zmiana formy prawnej na późniejszym etapie jest wprawdzie możliwa, ale pociąga za sobą dodatkowe koszty i formalności. Znacznie łatwiej więc od początku podjąć przemyślaną decyzję. 

Krok 2. Zarejestruj działalność NZOZ w CEIDG lub KRS

Proces rejestracji podmiotu leczniczego będzie przebiegał inaczej, w zależności od wybranej formy prowadzenia NZOZ.

Jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrujesz w CEIDG i możesz zrobić to całkowicie online. W CEIDG dokonasz rejestracji także jeśli decydujesz się na prowadzenie działalności w formie spółki cywilnej. 

Dla wszystkich pozostałych form (spółek prawa handlowego) rejestracja odbywa się w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wymogi, jakie trzeba spełnić, by dokonać skutecznej rejestracji, będą różnić się w zależności od wybranego rodzaju spółki. I to zarówno pod kątem dokumentów, jakie należy dołączyć, jak i np. wymogów związanych z wnoszonym kapitałem.

Niezależnie od wybranej formy, po rejestracji zakładu leczniczego otrzymasz NIP i REGON. Wtedy też możesz przejść do kolejnych kroków.

Krok 3. Wybierz lokal spełniający wymogi dla podmiotów leczniczych

Niezależnie od wybranej formy prowadzenia działalności gospodarczej, musisz podać miejsce, w którym ta działalność jest wykonywana. Właśnie dlatego o lokalu wspominamy już w kroku 2.

Jest to o tyle istotne, że lokal musi spełniać wymogi dla podmiotu leczniczego określone w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia. Znaczenie ma m.in. powierzchnia, wentylacja, materiały wykończeniowe, dostęp do wody oraz układ funkcjonalny pomieszczeń.

Co więcej, dokładny zakres wymagań zależy od profilu świadczeń wykonywanych w danym NZOZ. Inaczej wyglądać będą wymagania dla gabinetu internistycznego, a odmiennie dla przychodni wielospecjalistycznej z gabinetem zabiegowym.

Przykładowo: NZOZ prowadzący tzw. POZ tandemowy z pediatrą i internistą lub lekarzem medycyny rodzinnej musi dysponować co najmniej dwiema salami lekarskimi, gabinetem pielęgniarskim, gabinetem zabiegowym, rejestracją i poczekalną.

Na etapie wyboru lokalu ważne jest również to, by ewentualna umowa najmu nieruchomości wprost dopuszczała prowadzenie działalności leczniczej. Warto sprawdzić to dokładnie przed podpisaniem umowy. Ewentualna zmiana sposobu użytkowania może zająć kolejne miesiące i wydłużyć czas potrzebny do rozpoczęcia działalności.

Krok 4. Uzyskaj REGON medyczny

Podmioty wykonujące działalność leczniczą muszą uzyskać 14-cyfrowy REGON, czasami określany jako REGON medyczny. Jest to numer który funkcjonuje obok tradycyjnego, 9-cyfrowego REGON-u. 

REGON medyczny musisz otrzymać jeszcze zanim zarejestrujesz podmiot leczniczy w RPWDL. Zrobisz to, składając wniosek do Głównego Urzędu Statystycznego. W zależności od formy prowadzenia działalności w tym celu możesz skorzystać z formularza:

• RG-OP – dla osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej (działalność prowadzona w formie spółki),
• RG-OF – dla osób fizycznych prowadzących działalność wpisywaną do CEIDG.

Formularz możesz złożyć elektronicznie, korzystając z profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 

Krok 5. Opracuj strukturę organizacyjną i regulamin podmiotu wykonującego działalność leczniczą

Jeszcze przed złożeniem wniosku o wpis do RPWDL musisz określić wewnętrzną strukturę swojego podmiotu leczniczego. Chodzi o ustalenie: z jakich jednostek organizacyjnych będzie się składać (np. jakie poradnie lub gabinety będą dostępne), kto formalnie będzie pełnić funkcję kierownika, w jakich godzinach i w jakiej formie będą udzielane świadczenia.

Na tej podstawie przygotowujesz regulamin organizacyjny. To obowiązkowy dokument, którego zakres określono w Ustawie o działalności leczniczej. Regulamin musi pozostawać spójny z danymi wpisanymi do rejestru.

To jednak dopiero pierwszy dokument, o który musi zadbać każda firma z sektora ochrony zdrowia. Kolejne to m.in. dokumentacja RODO, procedury związane z zapobieganiem zakażeniom i chorobom zakaźnym, wewnętrzny system zarządzania jakością i bezpieczeństwem pacjenta,  zasady udzielania świadczeń zdrowotnych oraz procedury dotyczące dokumentacji medycznej. 

W Twoim interesie leży dostosowanie wszystkich podstawowych procedur i regulaminów do specyfiki prowadzonej działalności. W tej sposób uporządkujesz zasady współpracy, będziesz działać zgodnie z przepisami i usprawnisz działanie placówki.  Dopracowana dokumentacja zmniejsza też ryzyko sankcji w razie kontroli przeprowadzonych m.in. przez wojewodę, sanepid albo inspektorat pracy.

Krok 6. Zarejestruj się w rejestrze podmiotów wykonujących działalność leczniczą (RPWDL)

Każde NZOZ podlega obowiązkowemu wpisowi do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą. 

O wpis do RPWDL możesz ubiegać się elektronicznie, podpisując wniosek podpisem zaufanym lub kwalifikowanym i wysyłając do właściwego terytorialnie wojewody za pomocą specjalnego systemu. 

Wśród warunków, które musisz spełnić, by Twój podmiot leczniczy został zarejestrowany w RPWDL, znajduje się:

• dysponowanie właściwym lokalem – do wniosku musisz dołączyć oświadczenie o spełnianiu warunków lokalowych i kadrowych,
• posiadanie polisy OC – do wniosku dołączasz dowód, że taka polisa Ci przysługuje,
• dokonanie opłaty rejestracyjnej, która w 2026 roku wynosi 894 złote – do wniosku dołączasz dowód wniesienia takiej opłaty. 

Wniosek o wpis w RPWDL powinien zostać rozpatrzony w terminie 30 dni od momentu wpłynięcia wniosku. Pamiętaj, że dopiero po uzyskaniu wpisu do rejestru możesz rozpocząć działalność leczniczą.

Krok 7. Zatrudnij personel medyczny

Personel medyczny pracujący w Twojej placówce musi posiadać aktualne prawo wykonywania zawodu, a czasem także obowiązkowe ubezpieczenie OC (w zależności od formy współpracy).

Masz dużą dowolność w kontekście formy zatrudnienia. Możesz zdecydować się na:

• umowę o pracę,
• umowę cywilnoprawną z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
• umowę cywilnoprawną z osobą, która takiej działalności nie prowadzi.

Dobry zespół to nie tylko lekarze i pielęgniarki. Rejestratorki i pracownicy administracyjni odpowiadają za pierwszy kontakt z pacjentem i płynność funkcjonowania całej placówki. Im lepiej zdefiniowane role i czytelniejsza dokumentacja pracownicza, tym mniej problemów na co dzień. 

Krok 8. Wykup polisę OC dla podmiotu leczniczego

Każdy podmiot, który zamierza prowadzić działalność leczniczą, musi obowiązkowo posiadać ubezpieczenie OC. Polisa obejmuje szkody będące następstwem udzielania świadczeń zdrowotnych albo niezgodnego z prawem zaniechania ich udzielenia. Ubezpieczenie OC możesz wykupić najwcześniej po uzyskaniu REGON-u medycznego. 

Krok 9. Zarejestruj się w BDO i podpisz umowę na odbiór odpadów medycznych

Wszystkie podmioty lecznicze zobowiązane są także do rejestracji w Bazie Danych Odpadowych (BDO) i zawarcia umowy ze specjalistyczną firmą, która będzie odbierać, a następnie utylizować odpady medyczne.

Wniosek powinien zostać rozpoznany w terminie 30 dni. W praktyce jednak często trwa to dłużej, dlatego warto złożyć go jak najszybciej.  

Krok 10. Rozpocznij prowadzenie działalności leczniczej

Działalność leczniczą możesz rozpocząć dopiero po uzyskaniu wpisu do RPWDL, a przy tym najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od dokonania wpisu. Ten stosunkowo krótki termin od założenia podmiotu medycznego do rozpoczęcia przyjmowania pacjentów narzuca więc konieczność dokładnego przemyślenia harmonogramu. 

Jest to o tyle ważne, że nierozpoczęcie działalności leczniczej w ciągu 3 miesięcy od rejestracji w RPWDL skończy się wezwaniem od wojewody, a w dalszej kolejności – wykreśleniem podmiotu leczniczego z rejestru. 

Krok 11. (Opcjonalny) zawrzyj umowę z NFZ

Do zawarcia umowy z NFZ konieczne jest spełnienie określonych warunków zarządzenia. To z kolei wiąże się m.in. z koniecznością podpisania umów z podwykonawcami np. na świadczenia laboratoryjne i wskazania tych podmiotów w Portalu Potencjału. Konieczne jest też posiadanie konta w Systemie Zarządzania Obiegiem Informacji – w tym celu do odpowiedniego oddziału NFZ wysyła się formularz rejestracyjny.  Współpraca z NFZ nie jest jednak konieczna – część podmiotów działa wyłącznie komercyjnie i na tym modelu buduje swoją przewagę.

Formalności to dopiero początek. O co musisz zadbać po założeniu podmiotu leczniczego?

Proces zakładania NZOZ jest złożony, ale daje się dobrze zaplanować – pod warunkiem, że wiesz, na czym polega każdy kolejny krok i jakie konsekwencje niesie dana decyzja. W praktyce jednak najczęstsze trudności nie wynikają z samego prawa, tylko z tego, że poszczególne elementy (lokal, forma prawna, dokumentacja, rejestracja) trzeba ze sobą pogodzić w odpowiedniej kolejności i w odpowiednim czasie. Pomyłka na jednym etapie potrafi zatrzymać cały projekt na tygodnie.

Jeśli planujesz otworzyć podmiot leczniczy i chcesz mieć pewność, że formalna strona tego procesu nie zaskoczy Cię w nieodpowiednim momencie, możemy Ci w tym pomóc. Ochrona zdrowia to jedna ze specjalizacji naszej kancelarii. Co więcej, w ostatnich miesiącach regularnie pomagamy zakładać kolejne NZOZ. Zapewniamy pomoc prawną podmiotom leczniczym także podczas późniejszej działalności.  Skontaktuj się z nami i zyskaj przewagę dzięki dobrze rozplanowanym procedurom i wsparciu adwokata.