Duża firma medyczna oczekiwała przeprowadzenia szkoleń w formie niezgodnej z przepisami. Wynegocjowaliśmy umowę chroniącą klienta przed ryzykiem [case study]

Setki uczestników, ogromne korzyści ze współpracy i jeden warunek niemożliwy do spełnienia

Organizatorzy szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe muszą sprostać restrykcyjnym wymogom stawianym przez właściwe instytucje i organy nadzorujące kształcenie podyplomowe personelu medycznego.

Rzecz w tym, że taka placówka często zgłasza się do organizatora z konkretnymi oczekiwaniami. Zwykle jednak nie weryfikuje, co w tym kontekście stanowią przepisy.

Z takim scenariuszem musiał zmierzyć się także nasz klient. Znajdował się już o krok od nawiązania atrakcyjnej współpracy. Z jego szkolenia miałyby skorzystać setki pracowników ochrony zdrowia. Jednak placówka medyczna oczekiwała przeprowadzenia szkolenia w formie zdalnej. Nie miała przy tym świadomości, że jej oczekiwania rozmijają się z treścią przepisów.

Owszem, w przeszłości szkolenia mogły się odbywać w takiej formie, ale z uwagi na stan zagrożenia epidemicznego. Wraz z jego zniesieniem trzeba było powrócić do formy stacjonarnej.

Jak wyeliminować nieakceptowalne ryzyko, czyli negocjacje umowy ramowej

Gdyby nasz klient przystał na oczekiwania placówki i przeprowadził zdalne szkolenia podyplomowe dla sektora medycznego, miałoby to poważne konsekwencje. Po przeprowadzonej kontroli Ministerstwo Zdrowia mogłoby zakwestionować ważność przeprowadzonych szkoleń, a tym samym także dyplomów uzyskanych przez setki uczestników. Dodatkowo dla organizatora oznaczałoby to utratę wiarygodności i potencjalne sankcje.

Zamiast tego zaproponowaliśmy opracowanie umowy ramowej. Dokument ten miałby określać ogólne warunki współpracy na zasadach, które obie strony zaakceptują. To typowa praktyka w relacjach z dużymi korporacjami, a jednocześnie sposób na pogodzenie interesów obu stron.

Zaczęliśmy od szczegółowej analizy wcześniejszej wersji umowy i zidentyfikowania obszarów wymagających zmiany. To pozwoliło nam opracować podstawy do ustaleń zgodnych z przepisami i interesami obu stron, a następnie – przystąpić do negocjacji.

Negocjacje z dużym podmiotem medycznym i nasza strategia: znać prawo, słuchać potrzeb, szukać alternatyw

Prowadzenie negocjacji w przypadku dużych firm jest złożonym procesem. Nie bez powodu zresztą tej kwestii poświęciliśmy cały artykuł w Bazie Wiedzy.

Po stronie potencjalnego kontrahenta w takiej sytuacji występuje wiele osób jednocześnie negocjujących kontrakt i często mających inne priorytety. Wtedy trudniej jest odpowiedzieć na wszystkie potrzeby biznesowe kontrahenta. A jeśli dodać do tego szczególne wymogi dla sektora medycznego, wyzwanie staje się tym większe.

Właśnie dlatego wyszliśmy od konkretnych założeń i ustaleń.

Wiedzieliśmy dokładnie, co jest dozwolone, a czego zabrania ustawa. Mogliśmy więc skutecznie argumentować, dlaczego pewne rozwiązania nie wchodzą w grę, i proponować alternatywy.

Jednocześnie nie przyjęliśmy postawy „wszystko albo nic”. Szukaliśmy rozwiązań, które zadowolą kontrahenta, ale nie narażą klienta na ryzyko. To wymagało kreatywności w formułowaniu zapisów umowy.

Ustaliliśmy priorytety każdej ze stron w zakresie szkoleń podyplomowych dla sektora ochrony zdrowia

Ustaliliśmy, że dla organizatora szkoleń dla sektora ochrony zdrowia (naszego klienta) najważniejsze było zapewnienie rentowności projektu. Właśnie dlatego dążyliśmy do ustalenia minimalnej liczby uczestników szkoleń, co miało zapewnić jego opłacalność. Dopilnowaliśmy też, by w umowie znalazły się przejrzyste i przewidywalne zasady wynagrodzenia zależnego od liczby uczestników.

Zamawiającemu szkolenia zależało z kolei na wprowadzeniu mechanizmów kontroli jakości i możliwości obniżenia wynagrodzenia w razie niezadowolenia z realizacji szkoleń. To mogło być niebezpieczne dla klienta, bo zbyt ogólne zapisy dawałyby pole do nadużyć. Wynegocjowaliśmy więc zasady, które:

• Definiowały kryteria oceny jakości szkoleń,
• Określały procedury zgłaszania zastrzeżeń,
• Ustalały warunki ewentualnego obniżenia wynagrodzenia,
• Chroniły klienta przed arbitralnymi decyzjami podmiotu medycznego.

Efekt: podpisana umowa zabezpieczająca obie strony

Podczas negocjacji nasz klient był gotowy na pewne ustępstwa – bo celem było zawarcie umowy, nie sztywne trzymanie się swojego stanowiska. My dbaliśmy jednak, żeby te ustępstwa pozostawały w granicach rozsądku i nie narażały klienta na nieakceptowalne ryzyko.

Negocjacje zakończyły się sukcesem – umowa została podpisana. Jednocześnie upewniliśmy się, że spełnia takie wymogi jak:

• Zabezpieczenie naszego klienta przed ryzykiem prawnym – brak konkretnych zobowiązań do prowadzenia szkoleń w formie niezgodnej z przepisami,
• Określenie warunków finansowych z góry – przewidywalność kosztów i przychodów,
• Sprawiedliwy system kontroli jakości – ochrona przed arbitralnymi decyzjami kontrahenta,
• Jasne zasady współpracy – w tym procedury odwoływania szkoleń.

Tym samym organizator szkoleń podyplomowych dla sektora ochrony zdrowia podpisał umowę, zabezpieczył się przed ryzykiem prawnym i zapewnił sobie otwartą drogę do współpracy w przyszłości z tym kontrahentem. Dzięki takiemu podejściu do problemu rozbieżności oczekiwań placówki i obowiązujących przepisów udowodnił, że jest profesjonalnym partnerem, który rozumie zarówno potrzeby biznesowe kontrahenta, jak i wymogi prawne branży medycznej.

Negocjacje z dużymi podmiotami w branżach regulowanych to wyzwanie wymagające połączenia wiedzy prawnej, zrozumienia specyfiki biznesu i umiejętności balansowania między oczekiwaniami stron. Jeśli Twoja firma negocjuje kontrakty z dużymi korporacjami i potrzebujesz wsparcia w wypracowaniu rozwiązań chroniących Twoje interesy – skontaktuj się z nami. Porozmawiajmy o strategii negocjacyjnej, która pozwoli Ci zawrzeć korzystną umowę bez narażania się na nieakceptowalne ryzyko.