Przedwczesna aktualizacja systemu zagrażała interesom organizatora szkoleń medycznych. Po naszej interwencji Ministerstwo Zdrowia błyskawicznie cofnęło zmiany [case study]

System nie pozwalał na dopisanie uczestników do szkolenia

W edukacji medycznej często zdarza się, że uczestnicy postanawiają dołączyć do szkolenia właściwie na ostatni moment – w chwili, gdy takie szkolenie już się rozpoczęło. Przepisy na to pozwalają, ale organizator musi dopisać takich uczestników do systemu. 

I właśnie w tym kontekście nasz klient napotkał problem. Okazało się, że system uniemożliwia mu dopisanie najnowszych uczestników szkolenia. System został już bowiem dostosowany do rozwiązań przewidzianych w projekcie nowego rozporządzenia. Rzecz w tym, że wciąż był to tylko projekt – nowe rozporządzenie jeszcze nie weszło w życie. 

Szkolenie zostało uruchomione, a wciąż nie było wiadomo, czy wszyscy uczestnicy wezmą w nim udział

Projekt Rozporządzenia Ministra Zdrowia wprowadzał ograniczenie czasowe. Zgodnie z nim organizator mógłby wpisać uczestników tylko w ciągu 1 miesiąca po starcie szkolenia w ramach uzupełniającego postępowania kwalifikacyjnego. 

Poprzednie, wciąż jeszcze wówczas obowiązujące rozporządzenie, takich ograniczeń czasowych jednak nie przewidywało. Ten błąd w systemie sprawił, że nasz klient znalazł się w trudnej sytuacji. Teoretycznie wciąż miał pełne prawo poszerzać listę uczestników szkolenia. Sami uczestnicy mogli z kolei oczekiwać, że im to umożliwi.

Jeśli natomiast nie wszyscy zapisani mogliby rozpocząć naukę, ucierpiałaby reputacja organizatora. Do tego doszłyby straty finansowe – nawet jeśli nie ponosił winy za całą sytuację. Z takim problemem zgłosił się do naszej kancelarii. Szkolenie wówczas już wystartowało, dlatego musieliśmy działać szybko.

Największe wyzwanie: szybki kontakt bezpośrednio z  Ministerstwem Zdrowia

W tym przypadku najważniejsze było działać szybko i to w taki sposób, by błyskawicznie móc osiągnąć zamierzony efekt. Właśnie dlatego w imieniu klienta przygotowaliśmy formalne pismo do trzech adresatów: Ministerstwa Zdrowia, Centrum e-Zdrowia oraz podmiotu odpowiedzialnego za koordynację systemu teleinformatycznego. 

Przygotowaliśmy klienta na 2 scenariusze. Tak, by w pełni zabezpieczyć jego prawa

Mimo oczywistego błędu w systemie nie mieliśmy gwarancji, że Ministerstwo Zdrowia zareaguje i że zmiany w systemie wprowadzi dostatecznie szybko. Właśnie dlatego działaliśmy dwutorowo.

Po pierwsze, wysłaliśmy formalne pismo. Precyzyjnie wskazaliśmy w nim obowiązujące przepisy oraz ich interpretację. Nie odnosiliśmy się do ogólników, ale do konkretnych przepisów i ich jednoznacznej wykładni. 

Wskazaliśmy, skąd naszym zdaniem wynikały wprowadzone zmiany w systemie i dlaczego obecnie sprawiały, że system działał nieprawidłowo. W związku z tym wnieśliśmy o przywrócenie funkcjonalności systemu i naprawę błędu technicznego.

Mimo tych solidnych argumentów wciąż istniało ryzyko, że Ministerstwo nie zareaguje, odpowie za późno albo nie zgodzi się z treścią pisma. Właśnie dlatego równolegle przygotowaliśmy klienta również na taki scenariusz. Omówiliśmy ewentualne dalsze kroki prawne i możliwe działania zabezpieczające interesy uczestników szkolenia.

Nasze działania szybko przyniosły efekty. Ministerstwo natychmiast cofnęło zmiany w systemie

Ministerstwo Zdrowia nie tylko odpowiedziało – zrobiło to błyskawicznie. Funkcjonalność systemu została przywrócona do stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami.

W ten sposób klient zyskał:

• Możliwość zapisania wszystkich zainteresowanych uczestników do specjalizacji,
• Uniknięcie strat finansowych z powodu zmniejszenia grupy szkoleniowej,
• Zachowanie wiarygodności wobec uczestników,
• Potwierdzenie, że działa zgodnie z prawem i dba o prawa swoich kursantów,
• Pewność, że w razie kolejnych problemów systemowych może liczyć na skuteczne wsparcie prawne.

Dzięki szybkiej reakcji uniknął natomiast konfliktów z uczestnikami, którym odmówiono prawa do rozpoczęcia szkolenia i związanych z tym potencjalnych roszczeń finansowych.

Czasem największym problemem nie są skomplikowane przepisy, ale konieczność szybkiego działania i kontaktu bezpośrednio z takimi organami jak Ministerstwo Zdrowia. Jeśli Twoja firma napotyka na bariery systemowe uniemożliwiające działanie zgodnie z prawem – skontaktuj się z nami. Porozmawiajmy o tym, jak skutecznie bronić Twoich interesów i dać Ci przewagę.