Jak powinna wyglądać prawidłowa reprezentacja spółki z o.o. w umowach lub sporach między spółką a członkiem zarządu?

Art. 210 KSH: sposób na ochronę spółki przed konfliktem interesów

Przepis wspomniany we wstępie to zaledwie jedno zdanie. A jednocześnie jest to zdanie niezwykle ważne z punktu widzenia interesów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i członków jej zarządu. Wynika z niego, że: 

• W razie sporu na linii spółka z o.o. – członek zarządu
• Oraz w przypadku umowy zawieranej między spółką i członkiem zarządu

– spółka potrzebuje szczególnego rodzaju reprezentacji – w postaci rady nadzorczej lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. 

Kodeks spółek handlowych w art. 210 § 1 wyłącza więc „normalny” tryb reprezentacji spółki (reprezentacji spółki przez zarząd). To zresztą logiczne rozwiązanie. Trudno, żeby w tego rodzaju sytuacjach członek zarządu stał po obu stronach umowy albo obu stronach sporu. Prowadziłoby to do oczywistego konfliktu interesów. 

Jakie są konsekwencje nieprawidłowej reprezentacji w przypadku sporu lub umowy między członkiem zarządu a spółką z o.o.?

Zasady reprezentacji spółki określone w art. 210 mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że nie można ich zmienić ani wyłączyć postanowieniami umowy spółki.

A co w takim razie stanie się, gdy ta zasada nie zostanie spełniona? Każda umowa z członkiem zarządu zawarta z naruszeniem tych zasad może zostać uznana za nieważną.

Jeśli taka sytuacja miałaby miejsce przy scenariuszu opisanym już na wstępie, okazałoby się, że członek zarządu nie miał podstaw, by pobierać od spółki wynagrodzenie za świadczone usługi. Nie było podstawy (umowy) do świadczenia usług ani do zapłaty z tego tytułu.

Z kolei jeśli nieprawidłowa reprezentacja dotyczyłaby sporu między spółką a członkiem zarządu, to sąd – nawet jeśli rozpatrzy sprawę – oddali powództwo.

Kto może reprezentować spółkę w umowach z członkami zarządu? Jak zadbać o prawidłową reprezentację?

W umowach pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu art. 210 KSH dopuszcza 2 możliwości reprezentacji: 

1. Reprezentacja spółki przez radę nadzorczą. Jeśli Twoja spółka posiada radę nadzorczą (a jej powołanie w spółce z o.o. jest opcjonalne), to właśnie ten organ może reprezentować spółki w umowach z członkami zarządu.
2. Powołanie pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników. To rozwiązanie częściej występujące w praktyce (m.in. z tego powodu, że nie każda spółka z o.o. ma radę nadzorczą). Pełnomocnik otrzymuje wówczas umocowanie do zawarcia umowy z członkiem zarządu w imieniu spółki lub reprezentowania spółki w sporze.

Jak powinna wyglądać prawidłowa procedura powołania pełnomocnika spółki z o.o.?

W sytuacji, gdy spółka ma być reprezentowana przez pełnomocnika, konieczne jest przestrzeganie konkretnej procedury jego powołania. W przeciwnym razie pełnomocnik nie ma prawidłowego umocowania (nie miał prawa reprezentować spółki), a w efekcie – umowa lub czynność procesowa jest nieważna.

Wspomnianych wymagań jest kilka:

1. To zgromadzenie wspólników musi powołać pełnomocnika i co więcej – konieczne jest, by odbyło się to w formie uchwały.
2. W pełnomocnictwie trzeba wskazać, do jakich czynności uprawniony jest pełnomocnik. Nie oznacza to jednak, że przy każdej umowie konieczne jest udzielanie nowego pełnomocnictwa. W tej kwestii w 2019 roku wypowiedział się Sąd Najwyższy. Doszedł do wniosku, że w uchwale zgromadzenia wspólników można udzielić pełnomocnictwa np. do zawierania umów określonego rodzaju. W ten sposób na podstawie jednego pełnomocnictwa możliwe będzie zawarcie np. kilku umów o pracę z członkami zarządu.
3. Pełnomocnik zawiera umowę w imieniu spółki, działając jako jej przedstawiciel. Członek zarządu występuje wówczas jako druga strona umowy – nie reprezentuje spółki, tylko samego siebie.

Procedura ta dotyczy wszelkich umów między spółką a członkiem zarządu – zarówno umów o pracę, umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło), jak i innych umów handlowych.

Czy członek zarządu spółki z o.o. może być jej pełnomocnikiem?

Odpowiedź na pytanie z nagłówka wcale nie jest oczywista. Na szczęście tę kwestię zdążył już rozstrzygnąć Sąd Najwyższy. Uznał, że członek zarządu jako pełnomocnik pełni zupełnie inną funkcję (występuje w interesach spółki). Nie prowadzi to więc do sytuacji, kiedy spółka jest reprezentowana przez zarząd.

W praktyce oznacza to, że członek zarządu może być pełnomocnikiem spółki w umowach z innym członkiem zarządu – ale tylko pod warunkiem, że zostanie powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Znów wracamy więc do tego samego punktu – ważne jest źródło umocowania. Jeśli pełnomocnictwa udzielono prawidłowo, to taki członek zarządu działa wtedy nie jako organ spółki, tylko na podstawie odrębnego upoważnienia od wspólników.

Spory z członkami zarządu. Jak powinna wyglądać prawidłowa reprezentacji spółki z o.o. w sporze z członkiem zarządu?

Przepis art. 210 § 1 KSH dotyczy nie tylko zawierania umów, ale również sporów z konkretnym członkiem zarządu. W sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub, jeśli jej nie ma – pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Co ważne, „spór” w rozumieniu art. 210 to każdy konflikt prawny – zarówno postępowanie sądowe, arbitraż, mediacja, jak i pozasądowe dochodzenie roszczeń.  W praktyce oznacza to, że jeśli spółka chce pozwać członka zarządu (np. o naprawienie szkody wyrządzonej spółce), to pozew musi być podpisany przez radę nadzorczą lub pełnomocnika.

Z drugiej strony, jeśli członek zarządu pozywa spółkę, to spółka również musi być reprezentowana przez radę nadzorczą lub pełnomocnika, a nie przez pozostałych członków zarządu.  Oczywiście takim pełnomocnikiem spółki z o.o. w sporze z członkiem zarządu może zostać pełnomocnik procesowy – np. adwokat. Procedura pozostaje jednak ta sama: pełnomocnictwa udziela zgromadzenie wspólników w formie uchwały, wskazując, że dotyczy ono reprezentowania spółki w sporze z danym członkiem zarządu.

Na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umów z członkami zarządu?

Prawidłowa reprezentacja spółki z o.o. w umowach z członkami zarządu oraz w sporach z nimi to podstawa bezpieczeństwa prawnego takich działań. Błąd w tym zakresie może oznaczać nieważność umowy albo nieważność czynności procesowych – a to w praktyce przekłada się na nieoczekiwane problemy prawne i finansowe. 

Najczęstsze błędy przy reprezentacji spółki z o.o. w umowach i sporach między spółką a członkiem zarządu

Jest kilka takich błędów, które w kontekście art. 210 KSH występują szczególnie często.

1. Pozwalanie członkowi zarządu na samodzielne podpisanie umowy ze spółką. Członek zarządu zawiera umowę ze sobą samym, występując jednocześnie po obu stronach – to klasyczne naruszenie art. 210 § 1 KSH.
2. Pozwalanie innemu członkowi zarządu na reprezentowanie spółki bez formalnego umocowania. Nawet jeśli w spółce jest kilku członków zarządu, to w umowach pomiędzy spółką a członkiem zarządu nie mogą ich reprezentować inni członkowie zarządu – przynajmniej nie bez specjalnego umocowania jako pełnomocnicy powołani uchwałą.
3. Brak właściwej uchwały zgromadzenia wspólników powołującej pełnomocnika. Nawet jeśli wspólnicy ustnie się zgadzają, to powołanie pełnomocnika wymaga formalnej uchwały.

Te same zasady obowiązują w sporach z członkami zarządu – zarówno w sądzie, jak i w negocjacjach czy mediacji.

Jeśli Twoja spółka zawiera umowy z członkami zarządu, planujesz spór z członkiem zarządu lub chcesz mieć pewność, że dotychczasowe umowy są prawidłowe – skontaktuj się z nami. Pomożemy zadbać o odpowiednie umocowanie, przygotować niezbędne uchwały i uniknąć ryzyka związanego z nieprawidłową reprezentacją spółki.