Jak skrócić negocjacje z międzynarodową siecią handlową z miesięcy do tygodni? [case study]

Dlaczego negocjacje z dużymi przedsiębiorstwami są szczególnie trudnym wyzwaniem?

Negocjacje umowy handlowej zawsze wymagają przygotowania i zdecydowanie nie każdy przedsiębiorca wie, jak skutecznie je prowadzić. Gdy po drugiej stronie stołu ma znaleźć się prawdziwy gigant, sprawa staje się jeszcze bardziej skomplikowana.

Często w tego rodzaju rozmowach udział bierze kilku, a czasem i kilkunastu decydentów: prawników, przedstawicieli poszczególnych działów czy specjalistów do spraw compliance. Każdy z nich ma swoje oczekiwania i priorytety. Dodajmy do tego jeszcze działanie w oparciu o sztywne zasady i odgórnie narzucane procedury, a zaczyna robić się jeszcze trudniej.

W takiej sytuacji dość łatwo wpaść w pułapkę. Bo z jednej strony przedsiębiorca chciałby jak najszybciej rozpocząć współpracę, z drugiej – przy tak dużym kontrakcie tym ważniejsze jest jak najlepsze zabezpieczenie swoich interesów.

Główne wyzwanie: jak przyspieszyć proces negocjacji bez zwiększania ryzyka?

Pojęciem, które często przewija się w biznesie jest „optymalizacja procesów”. I można powiedzieć, że taka optymalizacja miała miejsce także w przypadku tej sprawy. A punktem wyjścia był gotowy wzór umowy.

Już wcześniej opracowaliśmy specjalny wzór kontraktu przeznaczony dla dużych sieci. Uwzględniał on rozwiązania typowych problemów w tego rodzaju transakcjach. Mowa o takich elementach jak:

• Prawidłowo opisana ochrona danych osobowych zgodna z wymogami RODO,
• Standardowe klauzule compliance oczekiwane przez sieci międzynarodowe,
• Uwzględnienie dobrych praktyk stosowanych przez duże sieci handlowe.

Oczywiście żaden wzór nie może znaleźć zastosowania na zasadzie kopiuj-wklej. A już tym bardziej nie w tego typu kontraktach. I tak wiele elementów trzeba było dopasować do tego konkretnego klienta i tego konkretnego biznesu. Jednak dzięki wykorzystaniu wzoru, od razu uniknęliśmy pierwszej rundy poprawek związanych z wymogami formalnymi. A to już dobry początek. Na tym jednak nasza „optymalizacja procesów” się nie zakończyła.

Pod uwagę od razu wzięliśmy kodeksy etyczne sieci handlowych i z góry ustalone standardy

Duże sieci handlowe ustanawiają swoje kodeksy etyczne, deklaracje społecznej odpowiedzialności i wymogi, których przestrzegania wymagają od swoich kontrahentów. Niektóre z tych dokumentów mają rzeczywiste znaczenie prawne, inne to głównie PR, ale wszystkie mogą wpłynąć na negocjacje.

Skoro są to dokumenty konkretnej sieci handlowej, to wyznaczają ramy, w jakich mogą przebiegać negocjacje. Dlatego już na początku dokładnie przeanalizowaliśmy kodeksy i standardy tej konkretnej sieci. Uwzględniliśmy je w projekcie umowy, jeszcze zanim nasz klient przedstawił go sieci. W ten sposób zapobiegliśmy kolejnej turze poprawek – tej, która mogłaby wynikać z konieczności przestrzegania odgórnie narzuconych standardów.

Krok do przyspieszenia negocjacji: określenie priorytetów i warunków brzegowych

Kolejnym etapem było bardzo precyzyjne określenie priorytetów i tzw. warunków brzegowych. W praktyce oznacza to wskazanie obszarów, w których klient mógł być elastyczny i wyznaczenie ram, w jakich jest skłonny się poruszać. Może to brzmieć jak oczywistość. Tymczasem w praktyce wielu przedsiębiorców wchodzi w negocjacje bez jasno określonej strategii. W efekcie w trakcie rozmów potrzebuje przerwy i czasu do namysłu albo pochopnie podejmuje decyzje.

Właśnie dlatego wspólnie z klientem ustaliliśmy maksymalną wysokość odpowiedzialności odszkodowawczej, akceptowalne kary umowne i warunki odpowiedzialności za produkt.

Równie ważne było określenie, które elementy umowy stanowią dla naszego klienta „czerwone linie” – warunki, na które nie może się zgodzić bez poważnego zagrożenia dla swojego biznesu. Ten zakres także dokładnie przedyskutowaliśmy, biorąc pod uwagę cele biznesowe naszego klienta.

Efekt? Negocjacje z dużą siecią handlową zakończyły się w zaledwie kilka tygodni i zgodnie z oczekiwaniami naszego klienta

W momencie przystąpienia do negocjacji mieliśmy już za sobą wiele przygotowań i ustaleń z klientem. I to przygotowanie przełożyło się na efekty.

Dzięki tak dokładnemu przygotowaniu negocjacje przebiegły sprawnie i zgodnie z oczekiwaniami naszego klienta. Mieliśmy jasno ustalone cele i wiedzieliśmy, w jakim zakresie możemy być elastyczni. Od pierwszego spotkania wyszliśmy z konkretną propozycją umowy – już dostosowaną do standardów tej konkretnej sieci handlowej.

Kluczowe było też nasze doświadczenie w negocjacjach z międzynarodowymi korporacjami. Rozumienie specyfiki biznesu globalnego, znajomość procedur decyzyjnych w dużych organizacjach i umiejętność komunikacji z wieloma decydentami jednocześnie – to wszystko sprawiło, że uniknęliśmy typowych pułapek, które mogłyby wydłużyć proces o kolejne miesiące.

Rezultat był dokładnie taki, jakiego oczekiwał nasz klient: solidnie wynegocjowana umowa w czasie, który pozwalał mu szybko rozpocząć współpracę i skorzystać z okazji biznesowej, nie tracąc przy tym na bezpieczeństwie prawnym.

Negocjacje z dużymi sieciami handlowymi i korporacjami międzynarodowymi to sztuka wymagająca doświadczenia i strategicznego myślenia. Bez odpowiedniego przygotowania proces może ciągnąć się miesiącami i zakończyć niekorzystnym kompromisem. Jeśli Twój biznes wymaga regularnych negocjacji z dużymi podmiotami korporacyjnymi – skontaktuj się z nami. Porozmawiajmy o tym, jak strategiczne przygotowanie może skrócić czas negocjacji i poprawić ich wyniki.