Obowiązkowa mediacja w sporach budowlanych od 1 marca 2026 r. – co musisz wiedzieć jako inwestor, generalny wykonawca lub deweloper?

Co zmieni się od 1 marca 2026 r. w sporach budowlanych?

Od pierwszego dnia marca w sporach o roboty budowlane mediacja będzie obowiązkowa (z pewnymi wyjątkami, do których przejdziemy zaraz). 

Co do zasady sąd będzie miał obowiązek skierować strony do mediacji przed posiedzeniem wyznaczonym na rozprawę albo przed posiedzeniem przygotowawczym.

Co więcej, dla lepszego „zmotywowania” do prowadzenia takich mediacji, przepisy wprowadzą konsekwencje finansowe. W razie „niesumiennego lub oczywiście niewłaściwego postępowania”, sąd ma prawo nałożyć na Ciebie obowiązek zwrotu kosztów na rzecz przeciwnej strony. 

Oznacza to, że m.in. w takich sytuacjach jak:

• uchylenie się od wyjaśnień,
• złożenie wyjaśnień niezgodnych z prawdą,
• zatajenie informacji,
• opóźnienie powołania dowodów,
• nieuzasadniona odmowa poddania się mediacji

– możesz ponieść nawet całe koszty postępowania i to przy wygranej (wynik sprawy nie będzie mieć w tym kontekście znaczenia).

Nowe, korzystniejsze zasady zwrotu opłat sądowych

Nowe przepisy wprowadzają nie tylko negatywne konsekwencje finansowe związane z uchyleniem się od mediacji. Przewidują też dodatkowe korzyści dla tych przedsiębiorców, którzy rozwiążą spór o roboty budowlane na etapie mediacyjnym: 

• Ugoda zawarta na etapie postępowania apelacyjnego – sąd z urzędu zwraca stronie trzy czwarte (75%) uiszczonej opłaty od apelacji. Dotychczas przy ugodzie zawartej przed sądem zwrotowi podlegała jedynie połowa opłaty.
• Jedną ugodą można objąć kilka równolegle toczących się postępowań między tymi samymi stronami – co pozwala kompleksowo zamknąć cały węzeł sporów przy jednej sesji mediacyjnej.
• Zatwierdzona przez sąd ugoda mediacyjna ma moc ugody sądowej i stanowi tytuł wykonawczy – na tej podstawie możesz skierować sprawę do egzekucji komorniczej w razie jej niewykonania.

Ugody mediacyjne w sprawach o roboty budowlane zawrzesz też w formie zdalnej

Nowością od marca 2026 r. będzie też możliwość zawierania ugód w formie zdalnej. Nie będzie już problemem, że Twój kontrahent ma siedzibę w zupełnie innym mieście, a Ty nie jesteś w stanie logistycznie zorganizować mediacji i zawarcia ugody.

Sam protokół z mediacji i ugodę możecie zresztą podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oznacza to, że i ten etap jesteście w stanie przeprowadzić w pełni zdalnie.

Jakie spory budowlane można skutecznie rozwiązać poprzez mediację?

Skierowanie stron do mediacji przed pierwszym posiedzeniem wyznaczonym na rozprawę lub przed posiedzeniem przygotowawczym będzie dotyczyć sporów wynikających z umów o roboty budowlane oraz umów związanych z procesem budowlanym i służących wykonaniu robót budowlanych. 

W praktyce mediacji mogą więc podlegać m.in.:

• spory o wynagrodzenie,
• spory dotyczące kar umownych – ich zapłaty, miarkowania, naliczania kar za zwłokę albo odstąpienie od umowy,
• spory związane z wadami i usterkami – w tym z odpowiedzialnością z tytułu rękojmi i gwarancji,
• spory wynikające z umowy o nadzór inwestorski,
• spory dotyczące umowy o generalne wykonawstwo – większość konfliktów powstających na linii generalny wykonawca-podwykonawca,
• spory związane z odbiorem końcowym – w tym zgłaszanie usterek i odmowa dokonania odbioru.

Dlaczego nowelizacja przepisów przewiduje obowiązek skierowania do mediacji przez sąd gospodarczy?

Mediacja została wprowadzona do kodeksu postępowania cywilnego już ponad 20 lat temu. Nie jest więc nowym rozwiązaniem. 

Rzecz w tym, że do tej pory w przypadku sporów o roboty budowlane strony nie miały obowiązku korzystania z alternatywnych metod rozwiązywania sporów. Podobnie jak w innych sprawach cywilnych, w pozwie wystarczyło wskazać, czy wcześniej próbowano polubownie się porozumieć. 

Nie trzeba więc było nawet podjąć jakiegokolwiek wysiłku rozwiązywania sporów budowlanych poza salą sądową. W efekcie strony zwykle spotykały się dopiero podczas rozpraw. A do opisania sporów o roboty budowlane najlepiej użyć takich przymiotników jak złożone, skomplikowane, czasochłonne i kosztowne. 

To te kwestie były motywacją do wprowadzenia obowiązkowej mediacji od 1 marca 2026 r. Założenie jest proste: jeśli strony najpierw podejmą próbę polubownego rozwiązania sporu w sprawach dotyczących umów o roboty budowlane, istnieje szansa, że porozumieją się poza salą sądową. To z kolei pozwoli szybciej zakończyć konflikt, a przy tym będzie generować mniejsze koszty i prowadzić do odciążenia sądów rozstrzygających sprawy gospodarcze.

Mediacja w branży budowlanej nie zawsze będzie  obowiązkowa. Wyjątki dotyczą szczególnych trybów procesowych

Nowy obowiązek mediacji w sporach budowlanych nie będzie stosowany do każdego postępowania. Jeśli Twoja sprawa ma być rozpatrywana w: 

• Postępowaniu upominawczym,
• Elektronicznym postępowaniu upominawczym
• W postępowaniu nakazowym (na etapie poprzedzającym wydanie nakazu zapłaty)

– to sąd nie będzie Cię kierował do mediacji. Są to te szczególne tryby postępowania, które mają doprowadzić do szybkiego rozstrzygnięcia i które na początkowym etapie nawet nie wymagają obecności stron. W ich kontekście mediacja nadal nie jest wymagana. A przynajmniej do momentu, w którym druga strona nie wniesie skutecznego sprzeciwu lub zarzutów. 

Czy odmowa udziału w mediacji będzie możliwa?

Tak – ale masz na to ściśle określony czas. Od dnia ogłoszenia lub doręczenia postanowienia sądu o skierowaniu do mediacji masz 7 dni na wniesienie sprzeciwu. Jeśli tego nie zrobisz, milczenie zostanie potraktowane jako zgoda. Ważna uwaga praktyczna: sprzeciw zamieszczony z góry w pozwie nie jest skuteczny – termin na jego złożenie jeszcze wtedy nie biegnie. Sprzeciw musisz zgłosić dopiero po otrzymaniu konkretnego postanowienia sądu.

Samo prawo do sprzeciwu to jednak nie wszystko. Nowe przepisy wymagają, żeby odmowa była przekonująco uzasadniona. W przeciwnym razie sąd może obciążyć Cię kosztami postępowania – niezależnie od tego, czy ostatecznie wygrasz sprawę.

Co nowe przepisy dotyczące mediacji mogą oznaczać dla sporów gospodarczych w branży budowlanej?

Podjęcie przynajmniej próby rozwiązania sporu bez ingerencji sądu od dawna mogła być najlepszym rozwiązaniem strategicznym dla przedsiębiorstwa z branży budowlanej. Nie jest więc tak, że od 1 marca 2026 r. nastąpi w tym zakresie rewolucyjna zmiana.

Już wcześniej, gdy do RTA zgłaszali się klienci stający przed perspektywą sporu z podwykonawcami, generalnymi wykonawcami albo inwestorami, analizowaliśmy, na ile możliwe i opłacalne jest rozwiązanie konfliktu na drodze pozasądowej.

W wielu przypadkach można było dojść do wniosku, że to właśnie mediacja jest rozwiązaniem najlepszym strategicznie. I to biorąc pod uwagę dwie perspektywy: negatywne konsekwencje związane ze sporem sądowym oraz zalety związane z ominięciem drogi sądowej. 

Dlaczego toczenie sporów budowlanych na drodze sądowej nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem?

Konflikty w branży budowlanej oznaczają potencjalne problemy związane z wizerunkiem oraz dużymi nakładami finansowymi i czasowymi. Mówimy przecież o złożonych, skomplikowanych kontraktach. W efekcie spór przed sądem to często:

• Cały łańcuch powiązań dużych podmiotów – inwestycje budowlane wymagają zaangażowania projektantów, generalnego wykonawcy, podwykonawców, dostawców materiałów i inwestorów. Do tego często trzeba dodać kolejnych kontrahentów.
• Czas trwania sporów – łańcuch powiązań, techniczne zawiłości i skala inwestycji sprawia, że takie sprawy w sądach zwykle toczą się latami. I to w wielu przypadkach przez „lata” można rozumieć bardziej 5 niż 2 lata.
• Presja związana z zamrożeniem inwestycji – spór zwykle oznacza paraliż – kapitału, zasobów i potencjalnych zysków.
• Konfrontacja – sąd kojarzy się z walką. Trzeba udowadniać, kto ma rację, dlaczego druga strona jest w błędzie i powinna zapłacić. To z kolei powoduje co najmniej duże pęknięcia w relacjach biznesowych.

Jakie korzyści niesie mediacja w sporach budowlanych?

W opozycji do wyżej opisanych kwestii mamy mediację. A ta może być strategicznie najrozsądniejszym wyborem nie tylko dlatego, że zaraz wchodzą w życie nowe przepisy, a Ty chcesz uniknąć poniesienia dodatkowych kosztów. Mediacja to przede wszystkim:

• Oszczędność czasu – zamiast spędzać lata w sądzie, spór można zamknąć w ciągu kilku tygodni lub miesięcy.
• Oszczędność kosztów – wynagrodzenie mediatora to wielokrotnie mniejsze niż suma opłat sądowych, biegłych i obsługi prawnej przy wieloletnim procesie.
• Poufność – to, co pada w trakcie sesji mediacyjnej, nie staje się częścią publicznego postępowania.
• Kontrola nad wynikiem – sąd narzuca rozstrzygnięcie, tymczasem mediacja pozwala samodzielnie wypracować warunki ugody, które rzeczywiście da się wdrożyć i które uwzględniają interesy obu stron, a nie tylko to, co wynika ze skomplikowanego stanu faktycznego opisanego w pozwie.

W branży budowlanej, gdzie wszyscy się znają i gdzie dzisiaj jesteś podwykonawcą, a jutro możesz być generalnym wykonawcą tego samego inwestora, relacje mają realną wartość finansową. Mediacja daje szansę, żeby spór zakończyć – a nie eskalować do punktu, z którego nie ma już odwrotu.

Jak nowe przepisy zmieniają strategię w razie sporu budowlanego?

Z perspektywy praktycznej – niezależnie od tego, którą stronę reprezentujesz – zmiana przepisów powinna wpłynąć na sposób przygotowania się do sporu. Przed wytoczeniem powództwa lub po otrzymaniu pozwu, musisz wziąć pod uwagę coś, co najprościej można nazwać „strategią ugodową”. 

W końcu po skierowaniu przez sąd do mediacji sprawy dotyczącej robót budowlanych będziesz mieć okazję do negocjacji. Instytucja mediacji z założenia ma się opierać na dialogu dwóch stron i próbie uzyskania porozumienia. Im lepiej się do tego przygotujesz, tym większe masz szanse, że sprawa już na tym etapie zakończy się po Twojej myśli. 

Jako pełnomocnicy dla branży budowlanej często reprezentujemy strony w negocjacjach umów handlowych i na etapie sporów. Z naszego punktu widzenia znaczenie będzie mieć przede wszystkim: 

• Ocena Twojej sytuacji negocjacyjnej – jeśli wiesz, z jakiego miejsca startujesz, jakie argumenty przemawiają na Twoją korzyść i na czym najbardziej zależy drugiej stronie oraz jakie argumenty ona sama prawdopodobnie podniesie, rozmowę będziesz prowadzić ze znacznie mocniejszej pozycji. Zupełnie inaczej sprawa wygląda, gdy zjawisz się na mediacji w sprawie budowlanej bez przygotowania. Więcej o skutecznym przygotowaniu piszemy zresztą w ramach artykułów dotyczących negocjacji warunków umów handlowych i skutecznej negocjacji z dużą firmą. 
• Rzetelna wycena roszczeń i ryzyka procesowego – do zawarcia ugody nikt Cię nie zmusi. Zanim usiądziesz do rozmów, musisz jednak wiedzieć, co potencjalnie zyskasz lub stracisz, jeśli ostatecznie nie osiągnięcie porozumienia. 
• Analiza powiązanych sporów – jeśli w sprawach ściśle związanych z procesem budowlanym toczycie więcej niż jeden spór, warto wziąć pod uwagę rozwiązanie ich wszystkich w ramach jednej ugody mediacyjnej.
• Wybór mediatora z doświadczeniem w sprawach budowlanych – spory budowlane są tak skomplikowane, że na etapie sądowym nieraz wymagają powołania kilku biegłych. Tę złożoność i stopień skomplikowania musisz wziąć też pod uwagę na etapie wyboru mediatora. Najlepiej by była to osoba, która rozumie realia tej branży. 

Jak dostosować umowy budowlane do nowych przepisów o obligatoryjnej mediacji?

Nowe regulacje to dobry pretekst – a właściwie wyraźny sygnał – by przyjrzeć się klauzulom ADR (alternatywnego rozwiązywania sporów) w Twoich umowach budowlanych. Dobrze skonstruowana klauzula mediacyjna może skrócić drogę do ugody i ograniczyć ryzyko sporów na samym starcie.

Na co warto zwrócić uwagę przy przeglądzie i aktualizacji umów:

• Klauzula mediacyjna spójna z nowymi przepisami – upewnij się, że w kontraktach znajdują się zasady wyboru mediatora, języka postępowania, podziału kosztów oraz ramy czasowe rozpoczęcia mediacji od momentu zgłoszenia sporu.
• Etapowy model rozwiązywania sporów – wiele kontraktów budowlanych przewiduje obowiązek wcześniejszych negocjacji lub eskalacji na poziom zarządczy przed skierowaniem sprawy do mediacji albo sądu. Taki model realnie zwiększa szanse na zawarcie ugody.
• Precyzyjne postanowienia o odbiorach, rozliczeniach i dokumentowaniu prac – wiele sporów dotyczących procesu projektowego i budowlanego wynika z nieprecyzyjnych postanowień. Taki brak konkretów może zresztą utrudniać także prowadzenie mediacji i wykazanie swojej racji w sądzie. 

Co warto zrobić przed 1 marca 2026 r.?

Zmiana jest blisko. Jeśli działasz w branży budowlanej – po której stronie kontraktu by nie stać – warto podjąć kilka konkretnych kroków:

• Przejrzyj klauzule ADR we wszystkich aktywnych umowach budowlanych.
• Oceń, które spory toczące się lub zbliżające do sądu mogą być kandydatami do mediacji jeszcze przed wejściem nowych przepisów.
• Przygotuj wewnętrzne procedury reagowania na postanowienie sądu o skierowaniu do mediacji – w tym zasady oceny zasadności sprzeciwu.
• Zadbaj o dokumentację – protokoły odbioru, korespondencja, dzienniki budowy. W mediacji to właśnie twarde dowody decydują o sile negocjacyjnej.

Obligatoryjna mediacja w sporach budowlanych to zmiana, która realnie przebudowuje strategię procesową w tej branży. Nie jest to jednak zagrożenie – dla przygotowanych stron stanowi szansę na szybsze i tańsze zakończenie sporu, z zachowaniem relacji biznesowych i przy uniknięciu wieloletniej batalii sądowej.

W kancelarii RTA regularnie wspieramy inwestorów, deweloperów i wykonawców w sporach budowlanych, ale też w negocjowaniu umów, które minimalizują ryzyko ich powstania. Jeśli masz pytania dotyczące nowych przepisów lub chcesz przejrzeć swoje umowy pod kątem klauzul ADR – skontaktuj się z nami i zyskaj przewagę.