Były pracownik odchodzi do konkurencji. Jak zadbać o ochronę know-how i tajemnicy przedsiębiorstwa?

Wielu przedsiębiorców reaguje zbyt późno: już po ujawnieniu know-how przez byłego pracownika

Know-how czy tajemnica przedsiębiorstwa obejmuje te informacje, które z punktu widzenia firmy mogą być najważniejsze i dawać przewagę nad konkurencją.

Będą to m.in. strategie rynkowe, modele cenowe, stosowane procesy technologiczne i specyficzne rozwiązania organizacyjne firmy. Ważnym elementem know-how jest też lista kontaktów klientów handlowych.

Nietrudno wyobrazić sobie konsekwencje poznania tych informacji przez konkurencję. Stąd też tak ważne jest, by właściwie je zabezpieczyć. Niestety wiele firm robi to zbyt późno (zgodnie z powiedzeniem „mądry Polak po szkodzie”) albo niedokładnie (o czym przekonuje się boleśnie, gdy zaufany pracownik odejdzie do konkurencji. 

Co dokładnie kryje się pod pojęciem know-how przedsiębiorstwa?

Know-how firmy, czy tajemnica przedsiębiorstwa to pojęcia, które mają swoją konkretną definicję. Wspominamy o tym nie po to, żeby cytować poważnie brzmiące przepisy. Ta definicja tajemnicy przedsiębiorstwa będzie mieć ogromne znaczenie w kontekście ewentualnych sporów z byłym pracownikiem. 

Co więc kryje się pod pojęciem „know-how”? Tu z pomocą przychodzi wyrok NSA (III SA 1661/02). Zgodnie z nim, żeby mówić o know-how, informacje muszą być:

• poufne – czyli nie mogą być powszechnie dostępne i znane,
• istotne – informacje muszą być ważne i niebanalne,
• zidentyfikowane – opisane lub utrwalone tak, że można sprawdzić, czy spełniają 2 powyższe kryteria. Taką formą utrwalenie będzie m.in. umowa o zachowaniu poufności. 

Lepiej zapobiegać niż gasić pożary, czyli jak możesz zabezpieczyć know-how Twojej firmy już na etapie umowy z pracownikiem

Po pomoc kancelarii większość osób sięga, gdy czuje, że nie ma już wyboru. Czyli zwykle w momencie, gdy stało się już najgorsze. W tym konkretnym przypadku – po ustaniu stosunku pracy, gdy pracownik zdążył już odejść z firmy i przejść do konkurencji. To moment, w którym firma zaczyna zadawać sobie pytanie „czy przypadkiem ten kluczowy pracownik nie będzie nam teraz zagrażał?”. 

Jeśli chcesz tego uniknąć, lepiej już teraz zadbaj o zabezpieczenie poufnych danych. A możesz to zrobić na etapie podpisywania umowy ze swoim pracownikiem. Główne drogi są dwie: 

• umowa o zachowaniu poufności (NDA)
• umowa o zakazie konkurencji – w 2 wariantach: w czasie zatrudnienia pracownika i po odejściu z Twojej firmy.

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) i jej wpływ na ochronę know-how przedsiębiorstwa

Teoretycznie już zawierając umowę o pracę, pracownik zobowiązuje się zachować w tajemnicy know-how przedsiębiorstwa. Wśród podstawowych obowiązków Kodeks pracy wymienia bowiem obowiązek dbania o dobro zakładu pracy, w tym zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. 

Mimo wszystko nie warto polegać tylko na przepisach Kodeksu pracy. Lepiej zadbać o poufność informacji w samej umowie. 

Po pierwsze dlatego, że nie zawsze Twoja „prawa ręka” musi być zatrudniona na umowę o pracę. Poza tym wyraźne wskazanie obowiązku zachowania informacji w poufności i konsekwencji grożących, jeśli ktoś się z tego nie wywiąże, zwiększa szanse, że tak się stanie. W takiej sytuacji pracownik nie może twierdzić, że nie wiedział, których elementów nie ma prawa ujawniać i jakie są tego konsekwencje. 

Poza tym jeśli już pracownik naruszy know-how przedsiębiorstwa, znacznie łatwiej jest żądać od niego zapłaty kary umownej wyraźnie określonej w umowie niż odszkodowania na ogólnych zasadach przewidzianych przez przepisy. 

Jakie klauzule zawrzeć w umowie, by lepiej chronić know-how swojej firmy?

Jeśli zdecydujesz się na zawarcie umowy o zaufanie poufności z kluczowym pracownikiem, upewnij się, że znalazły się w niej najważniejsze elementy

Określenie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa

Wymień listę konkretnych danych, które nie mogą być rozpowszechnione. To znacznie ułatwi postępowanie dowodowe w razie sporu przed sądem. Wyeliminuje też wszystkie scenariusze, w których pracownik mógłby twierdzić, że nie wiedział o tym, by rzecz X też była traktowana jako poufna informacja. 

Tu znów wracamy jednak do definicji know-how – musisz zadbać, by takie informacje rzeczywiście nie były powszechnie dostępne. W przeciwnym razie nie będą one traktowane jak tajemnica przedsiębiorstwa.

Wprowadzenie regularnych audytów

Dodatkową klauzulą w umowie może być wprowadzenie wymogu regularnych audytów. W ten sposób zapewniasz sobie kontrolę dostępu do systemów, urządzeń i nośników przed odejściem pracownika. Przy okazji dokumentujesz jego świadomość obowiązku zachowania poufności. W przypadku naruszenia know-how stanowi dowód, że informacje były objęte ochroną. A to znów duże ułatwienie przy dochodzeniu kar umownych i podczas ewentualnego sporu w sądzie.

Dodatkowe sposoby na ochronę przed naruszeniem poufności w Twojej firmie

•   Edukowanie pracowników – musisz zadbać o to, by pracownicy wiedzieli, jakie informacje podlegają ochronie i jak faktycznie chronić know-how w Twojej firmie. Tutaj pomocne będą też regularne szkolenia. Bo czym innym jest po prostu podpisać NDA, a już inaczej sprawa wygląda, gdy pracownik ma większą świadomość znaczenia ochrony know-how i konsekwencji związanych z wyciekiem ważnych informacji poza firmę.
•   Zabezpieczenia techniczne – w Twoim interesie leży też zadbanie od strony organizacyjnej o ochronę najważniejszych danych. Tutaj masz sporo możliwości działań – m.in. w kontekście kontroli dostępu do firmowych urządzeń, bazy klientów i najważniejszych plików w firmie.
•   Ochrona know-how IT firmy – warto też stworzyć załącznik do umowy zawierający zasady polityki bezpieczeństwa informacji w systemach danych. Pracownik zobowiąże się do przestrzegania zasad ochrony danych firmowych i informacji technicznych. Dodatkowo, warto prowadzić rejestr dokumentów poufnych z logami dostępu oraz automatycznym archiwizowaniem i kasowaniem ich po ustaniu potrzeby używania. Takie działania znacząco ograniczają ryzyko wycieku tajemnicy przedsiębiorstwa i chronią know-how przed obecnymi i byłymi pracownikami.

Umowa o zakazie konkurencji. Kolejny sposób na ochronę przed przejmowaniem klientów i pracowników

Kolejny sposób na ochronę know-how firmy to zawarcie umowy o zakazie konkurencji. Zakaz ten może obowiązywać w trakcie zatrudnienia i po ustaniu współpracy. To, o co musisz zadbać, to by umowa precyzyjnie określała:

• Co dokładnie uważacie za działania konkurencyjne – jakie działania, zajmowanie jakich stanowisk i pełnienie jakich obowiązków,
• Jaki jest czas obowiązywania zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy – jest to ważne także w kontekście ewentualnego sporu w sądzie.

Zbyt szeroki zakaz albo zbyt długi czas, w którym ten zakaz obowiązuje w niektórych przypadkach pracownik będzie w stanie skutecznie podważyć. Sąd może uznać, że treść takiej umowy jest „sprzeczna z zasadami współżycia społecznego” i umowa nie ma racji bytu.

Pozostaje jeszcze jedna ważna kwestia. Jeśli zakaz konkurencji ma obowiązywać także po rozwiązaniu umowy o pracę, musisz płacić byłemu pracownikowi odszkodowanie. I to często jest powód, który sprawia, że przedsiębiorcy rezygnują z tego rozwiązania. Pojawia się myślenie na zasadzie „to zbędny wydatek”.

Niestety o tym, że byłaby to opłacalna inwestycja, wiele firm przekonuje się, gdy jest już za późno. To znaczy wtedy, gdy taki były pracownik tuż po odejściu z firmy zaczyna prowadzić konkurencyjny biznes, a czasem jeszcze „podbiera” klientów byłej firmie.

Czy umowa o zakazie konkurencji skutecznie ochroni know-how i tajemnicę przedsiębiorstwa przed nieuczciwym pracownikiem?

Umowa o zakazie konkurencji „blokuje” pracownika przed podjęciem pracy u konkurenta lub prowadzeniem własnej działalności w określonym czasie i obszarze, co utrudnia wykorzystanie niektórych informacji praktycznych, np. list klientów czy strategii marketingowych.

Jednak zakaz konkurencji nie chroni przed ujawnieniem wrażliwych danych – wiedza i umiejętności zdobyte przez pracownika nadal mogą zostać wykorzystane lub przekazane.  

Oznacza to, że sam zakaz nie zapewnia pełnej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Nie wystarczy też, by potem w sądzie udowodnić, że faktycznie doszło do ujawnienia Twojego know-how.

Wniosek powinien być taki, że zakaz konkurencji nie może być stosowany jako zamiennik innych zabezpieczeń chroniących poufne informacje w Twojej firmie. Jest dobrym uzupełnieniem, ale na pewno nie rozwiązaniem idealnym i wystarczającym.

Brak umowy o zakazie konkurencji zwiększa ryzyko przejmowania klientów, ale były pracownik nie będzie bezkarny

A co, jeśli w ogóle nie masz NDA i umów o zakazie konkurencji? I co jeśli nim naprawisz ten błąd, pracownik, który miał dostęp do informacji stanowiących know-how, odejdzie z Twojej firmy? 

Na szczęście nie jest tak, że będzie mógł po prostu bez żadnej konsekwencji „podbierać” Twoich klientów. Zwykle takie działanie będzie łapać się pod przepisy dotyczące czynów nieuczciwej konkurencji. I to w wielu przypadkach aż kilku z nich.

„Podbieranie” klientów w wielu przypadkach oznacza, że były pracownik działa na Twoją szkodę. Przy okazji często korzysta też z tajemnicy handlowej (co jest kolejnym czynem nieuczciwej konkurencji). Dodatkowo może dojść jeszcze do nakłaniania Twoich pracowników, by zmienili pracę i np. też przeszli do konkurenta. Przy tego rodzaju nieuczciwej działalności konkurencyjnej możesz domagać się odszkodowania. 

Jest jeszcze jedna kwestia, o którą warto zadbać – dobre relacje z klientami. Jeśli ci darzą Cię zaufaniem i cenią Twoje usługi oraz sposób obsługi, to istnieje duża szansa, że pozostaną lojalni. I że powiadomią Cię o tym, co były pracownik próbuje robić za Twoimi plecami. Nie wspominając już o tym, że dbanie o dobre relacje opłaca się także pod kątem marketingowym i na pewno wyjdzie każdej firmie na dobre.

Jakie masz możliwości, gdy były pracownik ujawnił wrażliwe dane Twojej firmy? Roszczenia, które możesz kierować.

Jeżeli dojdzie do naruszenia know-how i wykorzystania poufnych informacji, masz kilka ścieżek działania.

Powołanie się na przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji

Na podstawie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji możesz żądać:

• zakazu ujawniania lub wykorzystywania tajemnicy przedsiębiorstwa,
• usunięcia skutków naruszenia (np. skasowania danych),
• zapłaty odszkodowania.

Kary umowne za złamanie obowiązku zachowania poufności

Jeśli w umowie lub NDA przewidziałeś kary umowne – możesz ich dochodzić bez konieczności dokładnego wykazywania wysokości szkody. Wystarczy już samo naruszenie umowy o zachowaniu poufności. To duże ułatwienie, bo udowodnienie konkretnej kwoty strat bywa trudne.

Zwrot odszkodowania za naruszenie zakazu konkurencji

Z kolei gdy były pracownik naruszył zakaz konkurencji, na podstawie Kodeksu pracy możesz domagać się zwrotu wypłaconego mu odszkodowania.

Ważnym narzędziem jest też zabezpieczenie roszczeń. Pozwala uzyskać sądowy zakaz korzystania z Twojego know-how jeszcze przed wydaniem wyroku – czyli wtedy, gdy liczy się czas.

Dlaczego samo wykazanie ujawnienia know-how nie zawsze wystarcza w sądzie?

Tu dochodzimy do sedna problemu. Nawet jeśli wiesz, że były pracownik wykorzystał Twoje informacje, udowodnienie tego przed sądem bywa trudne.

Sądy oczekują czegoś więcej niż ogólnych twierdzeń. Musisz wykazać:

• że informacje rzeczywiście były poufne i miały wartość gospodarczą,
• że wdrożyłeś środki ochronne (np. NDA, ograniczony dostęp),
• że poprzez ujawnienie lub wykorzystanie poufnych informacji doszło do realnego zagrożenia lub naruszenia Twojego interesu ekonomicznego,
• że istnieje związek między ujawnieniem informacji a konkretnymi stratami (np. utratą klientów i pracowników, spadkiem przychodów).

Ogólne raporty rynkowe czy analizy branżowe zwykle nie wystarczą. Sąd chce zobaczyć dowody pokazujące, że to właśnie Twoje konkretne dane (Twoja kalkulacja cenowa, Twoja lista klientów, Twoja strategia) zostały wykorzystane i że to przełożyło się na konkretne decyzje konkurenta.

Właśnie dlatego tak ważne jest odpowiednie zabezpieczenie się już na etapie zatrudnienia. Dobrze skonstruowana umowa, jasno zdefiniowane informacje poufne i udokumentowane środki ochrony – to wszystko znacząco ułatwia sytuację, gdy sprawa trafi do sądu.

Jak skutecznie chronić tajemnicę przedsiębiorstwa przed ujawnieniem przez byłego pracownika?

Jak pewnie widzisz po lekturze tego artykułu, skuteczna ochrona know-how wymaga czegoś więcej niż znajomości przepisów. Trzeba rozumieć specyfikę branży i realia prowadzenia biznesu. Dlatego w RTA nie ograniczamy się do przygotowania „standardowych” dokumentów. Zależy nam na tym, by umowy i procedury faktycznie odpowiadały potrzebom konkretnego przedsiębiorstwa – a nie tylko dobrze wyglądały na papierze.

Jeśli chcesz uporządkować kwestie ochrony know-how w swojej firmie lub masz wątpliwości, czy obecne zabezpieczenia są wystarczające – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci ocenić sytuację i dobrać rozwiązania dopasowane do Twojego biznesu, tak by chronić Cię przed utratą wypracowanej przewagi.