Umowa BTS – jak zadbać o swoje interesy na etapie projektowania, budowy i najmu?

BTS: jedna umowa, dwa etapy, wiele ryzyk

Umowa typu build-to-suit to kontrakt hybrydowy,  a właściwie umowa dwuetapowa. Najpierw przyszły wynajmujący buduje dla Ciebie obiekt – magazyn, halę produkcyjną lub centrum logistyczne – dopasowany do konkretnych wymagań Twojego biznesu. Dopiero po zakończeniu budowy zaczynasz korzystać z nieruchomości jako najemca.

Na każdym z tych etapów mogą pojawić się problemy. A te występujące już na początku będą mieć wpływ na kolejne. I z tego też powodu umowy buit-to-suit są dużo bardziej skomplikowane niż standardowe umowy najmu. Wymagają doprecyzowania, co ma zostać wybudowane, na jakich warunkach i która ze stron za co ponosi odpowiedzialność. Przyjrzyjmy się więc, jak wygląda to w praktyce. 

Podział odpowiedzialności za projekt: fundament bezpiecznej umowy BTS

Pierwszą ważną kwestią jest ustalenie, kto będzie odpowiadał za projektowanie obiektu. Możemy wyróżnić dwa modele: 

• Model inwestorski – wskazujesz oczekiwane parametry obiektu, ale to inwestor wybiera projektanta i to inwestor ponosi pełną odpowiedzialność za jakość projektu. 
• Model najemcy – samodzielnie wybierasz projektanta, a inwestor jedynie zatwierdza Twoją decyzję jako podmiot płacący za budowę i będący właścicielem budowanego obiektu. W tym przypadku to Ty ponosisz pełną odpowiedzialność za to, czy projekt będzie spełniał Twoje założenia. To na Tobie więc ciąży ryzyko związane z ewentualnymi błędami projektowymi. 

Z jednej strony, jako przyszły najemca chcesz mieć wpływ na to, jak zostanie zaprojektowany budynek, który będziesz użytkować przez kolejne lata. Z tego powodu atrakcyjny wydaje się model najemcy. Jednocześnie jednak przejmując odpowiedzialność za projekt, musisz liczyć się z tym, że niedopatrzenia i błędy obrócą się przeciwko Tobie.

W modelu inwestorskim odpowiedzialność spoczywa na inwestorze. Jeśli projekt okaże się niezgodny z ustaleniami, możesz wezwać inwestora do usunięcia wad albo negocjować niższą stawkę czynszu. W dobrze przygotowanej umowie BTS już na etapie projektowym precyzuje się wymagania wobec budynku oraz konsekwencje niespełnienia ustalonych standardów. Dla samego inwestora też może być to dobre rozwiązanie. W końcu to on będzie właścicielem obiektu i z tego powodu prawdopodobnie woli mieć dużą kontrolę nad tym, co i jak zostanie wybudowane.

Warunki dotyczące wzniesienia budynku i potencjalne problemy, jakie się z tym wiążą

O ile w standardowej umowie o roboty budowlane mamy dwa podmioty (inwestora i generalnego wykonawcę), przy umowie build-to-suit będą aż trzy: inwestor, generalny wykonawca i najemca jako klient końcowy. Dodanie do tego zestawienia kolejnego podmiotu siłą rzeczy komplikuje charakter umowy. 

Odpowiedzialność za niewybudowanie budynku w terminie

Opóźnienia w budowlance są zjawiskiem powszechnym, ale w przypadku umów BTS mogą postawić najemcę w wyjątkowo trudnej sytuacji. Każdy dzień opóźnienia generuje dodatkowe koszty.

Wyobraź sobie, że budowa opóźnia się o kilka miesięcy, a tymczasem kończy Ci się najem dotychczasowej hali produkcyjnej. W jednej z prowadzonych przez nas spraw właśnie tak wyglądała rzeczywistość klienta. Zawarł umowę BTS, ale inwestycja przeciągała się na tyle, że się mu już umowa najmu dotychczasowej przestrzeni produkcyjnej. 

Najprostszym rozwiązaniem wydawało się przedłużenie dotychczasowej umowy najmu o jeden miesiąc. Był to czas potrzebny do zakończenia prac budowlanych i przeniesienia sprzętu do nowej przestrzeni. Niestety, właściciel hali odmówił. Miał już innego najemcę i zgadzał się jedynie na przedłużenie najmu o kolejne 3 miesiące. W praktyce oznaczało to, że nasz klient musiałby przez 2 miesiące płacić za wynajem dwóch hal, w tym jednej, z której już by nie korzystał.  

Właśnie dlatego tak ważne jest przygotowanie harmonogramu wyznaczającego konkretne ramy dla wykonania kolejnych etapów prac budowlanych. Druga kwestia to sprecyzowanie,  co stanie się w razie opóźnienia – jak rozkłada się kwestia odpowiedzialności i kar umownych. 

Uzyskanie pozwolenia na budowę. Formalność, która może sparaliżować inwestycję

Pozwolenie na budowę formalnie uzyskuje inwestor – to on jest właścicielem działki i występuje jako strona w postępowaniu administracyjnym. Sprawa komplikuje się jednak, gdy w umowie BTS przyjęliście, że to Ty jako najemca wybierasz projektanta. 

Pozwolenie na budowę wydawane jest na konkretny projekt, a więc także na konkretne rozwiązania architektoniczne i techniczne. Z tego powodu jeszcze na etapie umowy trzeba jasno ustalić, kto odpowiada za ewentualne trudności w uzyskaniu pozwolenia oraz za zgodność projektu z przepisami prawa budowlanego.

Podejmowanie decyzji dotyczących zmian w trakcie budowy

Rzadko kiedy projekt sporządzony przez projektanta jest tym „ostatecznym”. Rzeczywistość budowy może wymuszać konieczność wprowadzenia modyfikacji. Problem pojawia się jednak, gdy obie strony mają odmienne wizje tych zmian i nie jest jasne, do kogo należy decydujące słowo.

Przed tym też możesz zabezpieczyć się na etapie umowy. Formalnie decyzja będzie należeć do inwestora. W ramach umowy możecie jednak wprowadzić modyfikacje. Na przykład zapewnić Ci prawo do żądania, żeby dane rozwiązania projektowe wyglądały w określony sposób. 

Z tą kwestią pośrednio wiąże się także moment przekazania obiektu, czyli najważniejszy punkt etapu budowlanego w umowie BTS. W Twoim interesie leży dokładne określenie warunków, jakie powierzchnia musi spełnić, żeby protokół zdawczo-odbiorczy rzeczywiście został podpisany. Do tego dochodzą jeszcze konsekwencje wad pojawiających się w projekcie – np. możliwość żądania ich usunięcia, a nawet prawo odstąpienia od umowy. 

Możliwość odstąpienia od umowy

W klasycznej relacji inwestycyjnej to inwestor i generalny wykonawca określają zasady odstąpienia od umowy. W przypadku BTS sytuacja jest bardziej złożona – bo poza inwestorem pojawia się jeszcze najemca, który ponosi realne ryzyko związane z opóźnieniami czy wadami obiektu. Trzeba więc zadbać o jego interesy. Umowa powinna określać, czy jako najemca możesz w pewnych okoliczność odstąpić od umowy i na jakich zasadach. Szczególnie istotne będą takie sytuacje jak: 

• Przekroczenie terminów w sposób uniemożliwiający normalne funkcjonowanie biznesu;
• Istotne wady projektu lub realizacji;
• Zmiany prawne wpływające na możliwość prowadzenia działalności.

Długość okresu najmu w umowie BTS: kolejny punkt sprzecznych interesów najemcy i wynajmującego

Druga część umowy BTS dotyczy okresu najmu – czyli etapu, w którym najemca korzysta z nieruchomości zaprojektowanej specjalnie dla niego. W odróżnieniu od klasycznej umowy najmu, tutaj trzeba wziąć pod uwagę szerszy kontekst: zwrot z inwestycji, amortyzację nakładów czy przewidywaną żywotność obiektu. W tym obszarze interesy stron często się rozmijają.

Wynajmujący zazwyczaj dąży do jak najdłuższego okresu najmu. Nic dziwnego – skoro dostosował nieruchomość do potrzeb konkretnego najemcy, raczej trudno będzie mu szybko znaleźć kolejnego chętnego. Długi okres najmu ma zagwarantować zwrot z poniesionych nakładów i rentowność całego przedsięwzięcia.

Najemca z kolei nie chce wiązać się umową BTS na kilka dekad. W przeciwnym razie byłaby to sytuacja mocno zbliżona do spłaty kredytu zaciągniętego na budowę własnej hali. Najem ma być rozwiązaniem tańszym, bardziej elastycznym i mniej obciążającym organizacyjnie. 

Długość okresu najmu w BTS zwykle jest więc jednym z punktów wymagających najdłuższych negocjacji między stronami. 

Co jeszcze warto uregulować w umowie BTS?  

Sam okres najmu to zdecydowanie nie wszystko. Znaczenie powinno mieć jeszcze co najmniej 5 kolejnych kwestii. To właśnie one mogą przesądzić o tym, czy najem wybudowanej dla Ciebie nieruchomości spełni Twoje oczekiwania. 

• Prawo pierwokupu – jeśli planujesz długoterminowe korzystanie z nieruchomości, zabezpiecz się na wypadek, gdyby właściciel chciał ją sprzedać. Prawo pierwokupu da Ci pierwszeństwo w nabyciu obiektu, w którym ulokujesz swoją działalność.
• Nakłady inwestycyjne i adaptacje – warto ustalić, kto ponosi koszty dostosowania budynku do Twoich potrzeb, w tym instalacji technologii, infrastruktury IT lub specjalistycznych urządzeń. No i co równie ważne –  kto będzie ich właścicielem po zakończeniu umowy.
• Serwis i utrzymanie – tak jak w standardowej umowie najmu musicie też doprecyzować, kto odpowiada za eksploatację budynku, naprawy, konserwację i bieżące utrzymanie. Czy obowiązki właściciela obejmują tylko strukturę budynku, czy również instalacje stworzone pod specyfikę Twojej działalności? Im więcej szczegółów ustalicie, tym mniej będzie potencjalnych sporów i nieporozumień. 
• Zamontowanie technologii – jeśli w trakcie budowy planujesz wprowadzić własne linie produkcyjne, regały lub systemy techniczne, potrzebujesz osobnych ustaleń z wynajmującym. Powinny one uwzględniać współpracę na etapie budowy, by nie opóźnić oddania obiektu do użytkowania.
• Opłaty eksploatacyjne – sam czynsz najmu to nie wszystko. Precyzyjnie określ, które koszty pokrywasz w ramach opłat serwisowych. Mowa o takich elementach jak m.in. media, ubezpieczenie, podatek od nieruchomości, oraz naprawy.

Skorzystaj z pomocy adwokata w sporządzeniu umowy BTS

Umowy BTS to złożone, wieloetapowe kontrakty, w których każdy szczegół może mieć realny wpływ na Twój biznes przez kolejne lata. Z tego powodu większość firm korzysta z pomocy kancelarii przy sporządzaniu, opiniowaniu i negocjowaniu umów BTS.

Skoro czytasz ten artykuł, prawdopodobnie jesteś tego samego zdania. A po lekturze prawdopodobnie jeszcze wyraźniej widzisz, że tego typu kontrakty wymagają czegoś więcej niż znajomości przepisów. Potrzebna jest praktyczna znajomość realiów branży. Reprezentowaliśmy już wielu przedsiębiorców z branży produkcyjnej i przemysłowej, dbając, by ich umowy rzeczywiście stały się „szytymi na miarę”. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja umowa BTS będzie dopasowana do potrzeb Twojego biznesu.